Käsikirja asiakastietojen siirtämisestä : case Microsoft Dynamics CRM-ERP

Abstract

Opinnäytetyössä selvitetään, mitä tietojen tuonti yleisesti eri tietojärjestelmien välillä tarkoittaa ja mitä ongelmia se asettaa siirron tekijälle. Tietojen siirtämisen erilaisia ongelmakohtia tuodaan esille ja myös miten kyseisiltä ongelmilta vältyttäisiin. Tietojen siirtoa kuvataan kokonaisvaltaisena prosessina, eikä vain irrallisten vaiheiden suorittamisena. Työn tavoitteena on myös painottaa huolellista tietojen siirron suunnittelua. Lopputuloksena on käsikirja aihealueesta Fenix Solutions -nimiselle yritykselle.

Menetelminä analysoidaan erilaisia kirjallisuuden lähteitä, joita etsitään verkkomateriaaleista ja muista kirjallisuuden lähteistä. Tietojen siirto suoritetaan käytännössä kahden tietojärjestelmien välillä, joten yhtenä menetelmänä työssä käytetään myös osallistuvaa havainnointia.

Työn käytännön osuuden tulokset osoittavat, että siirron huolellinen valmisteleminen on erittäin tärkeää. Yhtä tärkeää on varmistua myös siitä, että mahdollisista virhetilanteista voidaan tietojen siirron jälkeen palautua. Vaikka tiedot siirrettäisiinkin ensin testiympäristöön, on aina mahdollista, että varsinaiseen ympäristöön siirrettäessä jotakin odottamatonta tapahtuu ja tietojen tuonti epäonnistuu. Tulokset osoittavat myös, että kun siirtoaineiston tuottaja ja toiseen järjestelmään sen ajava on sama henkilö, tulee tiedon siirrosta helpommin hahmotettava. Tällöin henkilöllä on hyvä tuntemus kummastakin järjestelmästä ja niiden siirrolle asettamista vaatimuksista esimerkiksi siirtotiedoston koon suhteen. Kokonaiskuva pysyy koko prosessin ajan selkeänä.

Oikotietä onnistuneeseen tiedon siirtoon eri järjestelmien välillä ei ole. Virheistä oppii paljon ja niitä ei ole syytä pelätä. Erilaisilla tietojärjestelmillä on omat toimintonsa tietojen siirtoon ja parhaiten voi lähteä liikkeelle siitä, että tutustuu huolella tietojen siirrossa käytettäviin työkaluihin. Foorumit ja järjestelmän käsikirjat auttavat asian opiskelussa, mutta aina tietoa ei ole saatavilla, varsinkaan, jos kyse on kovin uudesta järjestelmästä tai sen uudesta versiosta. Tärkeää on myös pitää mielessä, että jokainen siirtoprosessi on oma kokonaisuutensa eivätkä vanhat hyväksi koetut menetelmät aina päde toisessa järjestelmässä tai toisenlaista tietoa tuotaessa.

The objective of this thesis is to cover the principals of importing information from Customer Relationship Management (CRM) system to Enterprise Resource Planning (ERP) system. Transferring information between information systems is a more complex task than one might think and this thesis is going to be a manual for Fenix Solutions Oy firm to help completing this task successfully.

The theoretical part starts by defining the manual. The manual can be described as a tool for helping completing certain task of specified area. Often manuals include visual elements like charts and screen shots to help better understanding. There can be many different manuals on the same subject but some of them are aimed for different users how have different knowledge of the system. It is very important that the author of the manual acknowledges what kind of type the audience will be like.

The definition of ERP system is information system which helps firms to plan their resources more wisely. The ERP system consists of multiple modules (subprograms) like warehouse management, human resource management etc. The CRM system is a system to help the firm handle their operative customer related operations such as order filling and marketing. The ERP system has involved from handling warehouse management to cover nearly all the functions and business processes a company may have. The CRM system is involved from a salesperson handbook notes and automation of the order process to handling complex customer related operations, like after marketing, and it helps dividing customers to different segments: it is a huge resource for the marketing team and salespersons to offer right kind of products to right kind of customers.

Transferring information in general can be divided into different sections: pre-transferring operations, operations during transferring and post-transferring operations. In pre-transferring we plan the need of transferring data which helps us to know what data we have to transfer. We then execute the export of this data. In operations during the transfer we observe the task and react to any errors that might occur. Post-transferring operations include dealing with the possible errors we have which the tools systems provide. It is very important to see information transferring as a whole picture rather than executing separate functions. Good knowledge of both of the systems helps completing this task successfully.