Sähköisen rakennusluvan hakeminen ja hyvä tiedonhallintatapa

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli sähköisen rakennusluvan hakeminen ja hyvä tiedonhallintatapa. Työn toimeksiantaja oli Salon kaupunki, rakennusvalvontayksikkö. Työ toteutettiin tutkimalla sähköistä asiointia käsitteleviä lakeja. Empiiriosassa teoriaa sovellettiin Salon kaupungin rakennusvalvontayksikön toimintaan sekä annettiin ohjeita sähköisen asioinnin vaatimuksista.

Tärkein asian käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö on laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (SAVL 13/2003). Lisäksi huomioon tulee ottaa myös laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (JulkL 621/1999), hallintolaki (HL 434/2003), henkilötietolaki (HTL 523/1999) sekä arkistolaki (ArkistoL 831/1994). Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa antaa määräykset sähköisen asioinnin luomiseksi. Viranomaisen on tarjottava mahdollisuutta sähköiseen asiointiin teknisten, taloudellisten, sekä muiden valmiuksien rajoissa. Kuntalaisen on mahdollista lähettää viranomaisen sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen viesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi.

Empiirisessä osassa tutkitaan lakien vaikutusta käytäntöön ja mitä vaatimuksia nämä lait asettavat Salon kaupungille. Lisäksi selvitetään erilaisia toimintatapoja sähköistä rakennuslupaa haettaessa. Salon kaupunki, rakennusvalvontayksikkö, hyödyntää opinnäytetyön esiin tuomia vaatimuksia päivittäisessä toiminnassaan. Sähköisen asioinnin käyttöönotossa on huomioitava myös sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain määräykset. Sähköisessä asioinnissa on myös kiinnitettävä huomiota sähköiseen allekirjoitukseen ja tiedoksiantoon, unohtamatta henkilötieto ja julkisuuslain vaatimuksia.

Sähköisen rakennusluvan myötä rakennusvalvontayksikköön syntyy myös sähköinen tietopalvelu, joka koostuu rakennusluvan hakijoista ja rakennusluvan hakemustiedoista. Julkisista asiakirjoista on rakennusvalvontayksikön annettava pyydettäessä tiedot, huomioiden mahdollinen henkilörekisteri, sekä salassa pidettävät asiat ja asiakirjat. Kokonaisvaltaisen sähköisen asioinnin hallitsemiseksi Salon kaupungin on myös saatava arkistolaitokselta lupa sähköiseen arkistointiin. Luvan sähköiseen arkistointiin saa, kun Salon kaupunki on tehnyt sähköisen arkistonmuodostussuunnitelmansa tiedonohjausjärjestelmään, jonka arkistolaitos hyväksyy.

The subject of the thesis was applying for a construction permit electronically and good information management. The thesis was ordered by the Construction Management Unit of the city of Salo. For the thesis, online application processing laws were studied. In the empirical part, theory was adapted to the practices of the Construction Management Unit of Salo, and guidelines were given about the demands of electronic transactions.

The most important legislation is the Act of Electronic Transactions of Government Activities (SAVL 13/2003). In addition, attention should be paid on the Act on the Openness of Government Activities (JulkL 621/1999), the Administrative Procedure Act (HL 434/2003), the Personal Data Act (HTL 523/1999) and the Act of Archives (ArkistoL 831/1994).

The Act of Electronic Transactions of Government Activities issues regulations in producing electronic transactions. Authorities have to offer a chance to use electronic transactions within the possibilities of technical, economical and other issues. Municipal inhabitants have the option to send the applications and notifications electronically to get matters initiated or managed.

In the empirical part, the effects of the laws to practice and which demands these laws set to the City of Salo, as well as different approaches when applying for a construction permit electronically are studied. The City of Salo Construction Management Unit utilizes the demands brought up by the thesis in its every day actions. In electronic transactions, also the regulations of authorities’ actions must be taken into consideration. Attention should also be paid on electronic signatures and notifications without forgetting the demands of the Personal Data Act and the Publicity Act.

With electronic transactions, an electronic information service has been created which consists of the applicants of construction permits and the construction permit application information. The Construction Management Unit must provide the information regarding public documents on request, paying attention to personal data and confidential documents. To be able to handle electronic transaction services, it is necessary for the City of Salo to obtain a permit from the Institute of Archives. The permit will be obtained once the City of Salo has finished their plan regarding electronic archiving in their information management system which the Institute of Archives approves.