Prosessikuvausten merkitys jokapäiväisessä työssä : Onko hankintaprosessin kuvauksesta hyötyä?

Abstract

Mikkelin ammattikorkeakoulussa (MAMK) prosessikuvaukset ovat osa laadunvarmistusta. Prosesseja on kuvattu Mikkelin ammattikorkeakoulussa jo yli 10 vuoden ajan. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää prosessikuvausten vaikuttavuutta henkilöstön jokapäiväiseen toimintaan yhden monimutkaisimman prosessin, hankintaprosessin, kautta. Keskeisiä kysymyksiä olivat, tunteeko henkilökunta hankintaprosessin, onko lainsäädäntö ja hankintaohjeistus tuttu, onko prosessikuvaus työkalu jokapäiväisen työn näkökulmasta, miten asianhallinta on sisäistetty kyseisessä prosessissa sekä mitä ehdotuksia henkilöstöllä on hankintaprosessin kehittämiseksi.

Tutkimus toteutettiin lokakuussa 2009 kyselytutkimuksena ja siihen liittyvinä asiantuntijakeskusteluina. Kysely lähetettiin 40:lle Mikkelin ammattikorkeakoulun henkilökuntaan kuuluvalle, joiden katsottiin toimenkuvansa puolesta osallistuvan organisaation hankintatoimintaan. Lomakkeessa käytettiin suljettuja kysymyksiä, minkä lisäksi vastaajilla oli mahdollisuus vapaaseen tekstiin. Kyselyn tuloksia tarkasteltiin tilastollisesti ja tuloksia analysoitiin hankintaprosessin ja sen ohjeistuksen tunnettuudesta, tukipalveluiden riittävyydestä, prosessin ongelmatilanteista, asianhal-linnan sisäistämisestä prosessissa. Kyselyyn saatiin vastauksia 17, joten vastausprosentti oli 42,5.

Tutkimuksen tulosten mukaan henkilöstö kokee, että hankintaprosessin kuvaamisesta on apua päivittäisessä työssä. Hankinta-asioiden asiantuntemuksen, erityisesti tarjouspyyntöjen laatimista toivottiin keskitettävän yhdelle ihmiselle organisaatiossa. Ohjeistuksen selkiyttämistä sekä dokumentoinnin ja koulutuksen tehostamista toivottiin myös selkeästi lisää.

Tutkimus antoi paljon arvokasta tietoa hankintaprosessin ja sen kuvauksen tunnettuisuudesta, käyttökelpoisuudesta ja käyttötavoista samoin kuin asianhallinnasta hankintaprosessissa. Tutkimus nosti esiin monia haasteellisia vaiheita hankintaprosessissa ja näihin haasteisiin löydettiin myös kyselyn ja asiantuntijakeskusteluiden kautta kehittämisehdotuksia.

At the Mikkeli University of Applied Sciences (MUAS) process descriptions are a part of quality assurance. Processes have been described at MUAS since more than 10 years. The purpose of this bachelor’s thesis was to clarify the impact of process descriptions in the daily work of the personnel through one of the most complex processes, the purchasing process. The core questions were, if the personnel was familiar with the purchasing process, if the purchasing jurisdiction and guidelines were known, if the process description was a tool from the perspective of the daily work, and how case management was adapted in this mentioned process and what kind of development ideas the personnel had regarding the purchasing process.

The study was carried out in October 2009 as a questionnaire survey and through related expert discussions. The questionnaire was sent to 40 people in the MUAS were expected by their positions to deal with purchasing issues in the organization. The questionnaire consisted of closed questions, but the respondents also had the possibility to write free-form text. The results of the survey were contemplated statistically and the result were then analyzed in terms of purchasing process and the familiarity with its guidelines, the adequacy of the support services, problem situations in the process and the incorporation of case management into this purchasing process. 17 replies were received, ie 42,5 % of the respondants.

According to the results of the survey the personnel felt that the purchasing process description was of use in their daily work. They expressed the wish to centralize the expertise at purchasing issues on one person in the organization, especially regarding the drafting of tenders. Also, further clarification of guidelines and the development of documentation and training were clearly requested.

The study gave a lot of precious information about the purchasing process and the recognition, usefulness and the ways of using its description – as well as the role of case management in the purchasing process. The study pointed out many challenging phases in the purchasing process. Also development ideas to tackle these challenges were found through the questionnaire and the expert discussions.