Sisäisen viestinnän kehittäminen yritys X:ssä

Abstract

Aiheena opinnäytetyössäni on kohdeyritykseni sisäinen viestintä ja sen kehittäminen. Tutkin yrityksen sisäistä viestintää ja selvitän sen niin sanotut kipupisteet. Kipupisteillä tarkoitetaan viestinnän epäkohtia, jotka eivät toimi. Aihevalintaani vaikutti yritys X:ssä viime keväänä suoritettu henkilöstötyytyväisyyskysely. Henkilöstötyytyväisyyskysely osoitti, että tässä osa-alueessa olisi kehitettävää.

Työni tarkoituksena on miettiä kipupisteiden kautta, miten sisäistä viestintää voitaisiin kehittää. Tavoitteena opinnäytetylläni on myös saada yritykselle uutta näkökulmaa sisäiseen viestintään. Työni tavoitteena on kehitysehdotusten kautta pystyä antamaan ehdotuksia, miten sisäistä viestintää voitaisiin parantaa.

Yritys X on teollisuuden alalla toimiva maahantuontiyritys. Yrityksessä työskentelee tällä hetkellä 18 työntekijää. Yritys X on jaettu neljään eri osastoon ja jokaisessa toimii noin 3 - 6 henkilöä.

Viestintä on vuorovaikutusta, ihmisten välistä toimintaa. Matti puhuu Maijalle, ja Maija vastaa ilmeillä, eleillä ja sanoilla, joihin Matti reagoi. Viestintää tarvitaan kertomaan yrityksen ta-pahtumista, niin sisäisesti eli omalle henkilökunnalle, kuin ulkoisesti muille sidosryhmille. Yri-tyksessä viestitään kaikkialla ja jatkuvasti: teksteinä ja puheena, henkilökohtaisesti ja viestinten välityksellä, virallisesti ja epävirallisesti. Viestintä liittää yhdeksi kokonaisuudeksi yrityksen työntekijät ja toiminnot.

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan työyhteisön tai minkä tahansa organisaation sisäistä tiedonkulkua ja vuorovaikutusta. Sisäinen viestintä muodostaa yrityksen kokonaisvaltaisen viestinnän ytimen, jonka ympärillä on ulkoinen viestintä eli markkinointiviestintä ja yritysviestintä. Sisäinen viestintä on kaikkien yhteinen asia: niin johdon, esimiesten kuin jokaisen yksittäisen työntekijänkin.

Tutkimuskysymykseksi muodostui ”Miten kehitetään pienyrityksen sisäistä viestintää?”. Tutkimus suoritettiin sähköisellä kysymyslomakkeella ja se lähetettiin sähköpostilla kaikille yrityksen 18 työntekijälle. Vastausprosentiksi tutkimukseen saatiin 83 %.

Tutkimuksen tuloksista voidaan päätellä, että sisäisen viestinnän kanavat toimivat hyvin ja niissä ei ole mitään suurempia ongelmia. Tutkimuksessa esiin nousi kuitenkin kolme kehitettävää kohtaa. Nämä kolme kohtaa ovat osastojen välinen viestintä, sisäisen viestinnän aktiivisuus sekä asioista keskusteleminen.

The subject of this thesis is the status and development of internal communication at the target company. During the thesis project the company's internal communications were studied and weaknesses or ‘pain points’ were identified. These are areas where communication does not function properly. An employee satisfaction survey conducted in autumn 2012 also indicated there was a need for development in this area at company X.

The purpose of this thesis is to consider ways of improving internal communication. The objective of the thesis is also to offer company X new perspectives on internal communication and to present development proposals for that purpose.

Company X is an import company in the industrial sector. The company currently has 18 em-ployees. It is divided into four different departments and each department employs approximately three to six people.

Communication is interaction between people. Companies need to communicate their actions both internally and externally and communication joins the employees and functions of a company into a single unit.

Internal communication refers to the internal flow of information and interaction within a work community or organization. Internal communication is a central aspect of the company's communications, within the larger sphere of external communication. Internal communication is a common area between management and employees.

The research question addressed in this thesis project concerns how to develop a small business's internal communications. The research was conducted using an electronic questionnaire and distributed via email to all employees. The response rate was 83 %.

The results suggest that the internal communication channels are working well and that there is no evidence of major problems. However, three areas for potential development were identified. These are communication between different departments, the level of activity in internal communication and the discussion of factual matters.