Tietovarasto johtamisen työkaluna : Tietovaraston kelpoisuuden arviointi

Abstract

Tutkimus toteutettiin PäijätHämeen koulutuskonsernille. Opinnäytetyön taustana on koulutuskonsernin strategian muutos syksyllä 2011. Uudessa strategiassa halutaan seurata toimintaa reaaliaikaisella tiedolla. Tietovarasto on raportointia varten suunniteltu tietolähde, joka tarjoaa mahdollisuuden saada nopeasti raportointia johtamiselle. Tietovarasto on otettu käyttöön PäijätHämeen koulutuskonsernissa vuonna 2010. Tietovarastoon siirretään koulutuskonsernissa tietoa opetushallinnon, talouden, tilankäytön ja henkilöstöpalvelujen järjestelmistä. Tietovarastoraportointi toteutetaan selainpohjaisena. Tiedot saadaan raportilla yhdellä silmäyksellä. Opinnäytetyön tarkoituksena on tehdä käytön seurannalle indeksit, joiden avulla voidaan arvioida, kuinka hyvin tietovarasto palvelee käyttäjiä. Tutkimus suoritettiin tekemällä Webropol kysely käyttäjille ja kerättiin tietoa tietovaraston lokeista. Lokeista kerättiin tietoa, kuinka paljon nopeammin tietovarasto tarjoaa tiedon käyttäjälle ja kuinka paljon tietovarastolla on käyttäjiä ja käytön määrä. Tutkimustulokset paljastavat, että tietovarastoa on käyttänyt palvelussuhteisista noin 30 %:a ja esimiehistä noin 60 %:a. Tietovarastoon on toteutettu yhteensä noin 55 000 hakua. Tutkimus paljasti, että tietovaraston käyttäjät hakevat yksittäisiä tietoja tietovarastosta ja tieto saadaan nopeasti. Tieto haetaan satunnaisesti ja tietovarastoa pidetään yhtenä parhaana raportointitiedon jakelukanavana. Tietovarastolle saatiin rakennettua kelpoisuuden indeksi. Jatkossa voidaan indeksin avulla seurata, miten tietovarasto palvelee käyttäjiä ja miten kehittäminen vaikuttaa indeksiin. Tietovaraston suunnittelun kannalta tietovaraston on oltava helposti opittava, helppo käyttää ja vaivaton tiedonjakelunkanava käyttäjille. IT:n yhteistyö asiakkaan kanssa ja asiakkaan toimialan ymmärtäminen auttaa etsimään parhaat ratkaisut asiakkaan tietoteknisiin haasteisiin. Mittarit ja tietovaraston kelpoisuuden kokemukset ovat tässä työssä yleistettävissä kaikkiin oppilaitoksiin. Tutkimus mahdollistaa jatkotutkimuksen, miten IT lisää omaa ymmärtämystään asiakkaan toimialasta? Ymmärrys tuo asiakastyytyväisyyttä tuotteeseen ja siten palvelee strategian toteutumisen seurantaa. Tietojärjestelmän mittaus tulee integroida toiminnan tärkeäksi ominaisuudeksi.