Käytännön toimintatapojen tehostaminen Yritys Oy:ssä

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tunnistaa toimeksiantajayrityksenä toimineen Yritys Oy:n nykyiset käytännön toimintatavat asiakkaiden kanssa ja sitä kautta lähteä tehostamaan niitä. Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajayrityksen asiakkaille ohjeistus, jossa esiteltiin kehittämistoimenpiteiden mukaiset suositukset ja toimintaohjeet.

Tämä opinnäytetyö painottui teoreettiselta osaltaan kirjanpitoa säänteleviin lakeihin, säädöksiin ja muihin ohjeistuksiin sekä kirjanpidon käytäntöä koskevaan kirjallisuuteen. Toimeksiantajayrityksen käytännön toimitavat selvitettiin asiakkaille tehdyn kyselytutkimuksen sekä toimeksiantajayrityksessä työskentelyn tuottaman tiedon avulla.

Kyselytutkimus toteutettiin kvantitatiivisesti sähköisellä kyselylomakkeella, joka lähetettiin toimeksiantajayrityksen valitsemalle asiakkaiden kohderyhmälle. Tutkimustuloksina saatiin monia huomiota herättäneitä tietoja, joiden avulla voitiin käytännön toimintatapoja lähteä kehittämään tehokkaammiksi.

Kehittämistoimenpiteet suunnattiin kyselytutkimuksen perusteella tilitoimistossa asiointiin, kirjanpidon tositteisiin ja niiden toimittamiseen sekä kirjanpidon laskutuskäytäntöön. Tilitoimistossa asioinnin suhteen kiinnittyi huomio asiakkaiden ohjeistamiseen ajanvarauskäytännön kanssa. Kirjanpidon tositteiden ja niiden toimittamisen suhteen taas kehittämistoimenpiteitä tuli runsaammin. Toimittamisen suhteen asiakkaille haluttiin painottaa annettua määräaikaa ja tositteiden katkeamatonta ketjua sekä sitä, että tositteet toivottaisiin toimitettaviksi postilaatikkoon. Lisäksi tositteiden asiasisällöstä ja rajoituksista tultaisiin muistuttamaan ohjeistuksessa. Laskutuskäytännön suhteen asiakkaille tullaan erittelemään perusmaksuun kuuluvat toiminnot sekä muistuttamaan laskutusperusteesta.

The purpose for this thesis was to identify the applicant company’s current practical procedures with its customers and by that begun to optimize them. The target of the thesis was to produce an instruction for the customers of the applicant company which introduces the recommendations and directives that are compatible with the development measures.

The theoretical part of this thesis emphasizes to the laws, edicts and other instructions that regulates bookkeeping, and to literature concerning practical bookkeeping. The applicant company’s practical procedures were defined by a survey that was indicated to the customers and by the knowledge accumulated by working in the applicant company.

The survey was executed quantitatively as an e-questionnaire that was send to a tar-get group chosen by the applicant company. Several results from the survey were attention drawing and with them the optimizing of practical procedures could began.

Based on the survey the development measures were aimed to concern running errands with the accounting company, bookkeeping documents and delivering them as well as the invoicing customs of bookkeeping. The observation concerning running errands with the accounting company focused on giving instructions to the customers about the appointment policy. Plenty development measures concerning the documents of bookkeeping and delivering them were given. Concerning the delivering of the bookkeeping documents was pointed to the customers the importance of given deadline and the unbreakable chain as well as the fact that documents were desired to be delivered to the letterbox. Furthermore the instruction would remind about the content and limitations of the documents. And what comes to the invoicing customs of the bookkeeping: the features including to the basic charge will be specified to the customers and they will be reminded about the invoicing principles.