Tehtävien kehittäminen toimintolaskentamenetelmällä : Case: Lainakirjanpito

Abstract

Opinnäytetyö perehtyy lainakirjanpidon tehtäviin ja toimintoihin toimintolaskennan menetelmin. Tavoitteena oli selvittää eri tehtäviin kuluvaa aikaa sekä arvioida tehtävien ja toimintojen kehittämismahdollisuuksia ja prosessin kriittisiä polkuja lainakirjanpidon prosessin näkökulmasta. Toimintolaskentamallin avulla haluttiin saada lisätietoa toimintojen käyttämistä työtunneista sekä kustannuksista.

Opinnäytetyö rajattiin käsittelemään lainakirjanpidon tehtäviä. Toimintoanalyysi toteutettiin työskentelemällä yri-tyksessä sekä haastattelemalla yrityksen työntekijöitä. Neljän viikon ajankäytönseurannalla selvitettiin eri tehtäviin kuluva aika ja tuloksien perusteella saatiin laskettua toimintoihin kuluva aika. Yrityksen kustannuksista selvitettiin lainakirjanpitoa koskevat henkilöstökustannukset sekä tilan vuokraan ja toimistotarvikkeisiin kuluvat kustannukset. Kustannukset kohdistettiin toiminnoille työajan perusteella ja toiminnoilta tuotteille erilaisilla toimintokohtaisesti valituilla ajureilla. Tutkimustulosten laskenta laadittiin Excel-taulukoiden avulla.

Ajankäytönseurannan avulla saatiin selvitettyä lainakirjanpidon tehtäviin kuluva aika. Osa tehtävistä kulutti enemmän aikaa kuin oli alun perin kuviteltu. Suurimmaksi ongelmaksi muodostui työajan riittämättömyys kaikkien tehtävien suorittamiseen. Toimintolaskenta selvitti toimintojen kustannukset. Laskennan tulokset yllättivät muutamassa kohdassa, mutta olivat pääsääntöisesti odotetunlaiset. Toimintolaskenta osoittautui sopimattomaksi yrityksen laina-kirjanpidon osaston käyttöön, mutta ajankäytönseurantaa kannattaisi jatkaa tulevaisuudessakin.

The purpose of this thesis project was to examine the functions and activities of a loan accounting unit within a case company through activity-based costing and its method implementation. The primary aim was to investigate the time required for various activities and to estimate development needs as well as process pitfalls from the perspective of a loan accounting unit.

The activity analysis was executed by working within the company investigated and by interviewing the company’s employees. Through four weeks’ tracking time, the different activities and functions were studied and with the help of the results obtained, the time allocation per each activity was calculated. The personnel, rental, and office equipment costs linked with the loan accounting unit were under scrutiny in the company’s accounting. The costs were allocated to activities on the basis of working hours, and further from the activities to products with the help of different kind of activity-specific drivers. The research results were produced using Excel tables.

With the help of time tracking, the time consumption of the loan accounting unit’s functions was clarified. The results indicated that some of the functions consumed more time than what was the preliminary hypothesis. The major problem was the inadequacy of time to perform all the functions and activities. Furthermore, through activity-based costing, the cost structure of various activities was successfully elicited in this study. All in all, the research results were primarily as hypothesised. However, also unexpected results were revealed concerning a few activities. Based on the results, Activity-based costing proved to be rather ill-suited for the loan accounting unit’s purposes in the case company, but time tracking is worth continuing in the future as well.