Uudistuva Kela : Etuushakemuksen liitteiden toimittaminen sähköisesti

Abstract

Työn aiheena on Kelan sähköistä asiointia koskeva uudistus, joka mahdollistaa etuushakemuksen lisäksi sen liitteiden toimittamisen verkossa sähköisen asiointipalvelun kautta. Sähköinen asiointi perustuu viranomaisen velvollisuuteen teknisten ja taloudellisten valmiuksiensa puitteissa tarjota kaikille mahdollisuus lähettää viesti asiansa vireille saattamiseksi tai sen käsittelemiseksi esimerkiksi viranomaisen ilmoittamaan sähköiseen osoitteeseen. Etuushakemuksia Kelaan on voinut toimittaa sähköisesti jo pidempään. Liitteiden sähköistä toimittamista koskeva uudistus on otettu käyttöön marraskuussa 2012 ja se on osa ”Kohti uutta Kelaa” –hanketta. Hankkeen avulla viedään käytäntöön Kelan strategia toimintatapojen muuttamisesta asiakasystävällisempään suuntaan. Työssä käsitellään myös sähköistä asiointia ennen uudistusta. Työn tavoitteena on tutkia uudistukseen liittyvää lainsäädäntöä sekä uudistuksen käyttöönoton onnistumista. Tavoitteena on tutkia myös uudistuksen toteutusta käytännön tasolla.

Työn tutkimuskysymyksiä ovat: Millä lainsäädännöllisillä edellytyksillä Kelan sähköistä asiointia on mahdollista kehittää? Miten sähköisen asioinnin kehittäminen ja käyttöönotto on toteutunut Kelassa? Keskeisimpänä lähdeaineistona työssä on käytetty voimassaolevaa lainsäädäntöä, lain esitöitä ja oikeuskirjallisuutta, sekä Kelan omaa materiaalia Kelan verkkosivuilta ja intranetistä. Keskeisimpiä työssä käsiteltäviä Kelan toimintaa sääteleviä lakeja ovat hallintolaki, julkisuuslaki ja henkilötietolaki. Sähköistä asiointia säätelee laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa sekä laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista. Tutkimusmenetelminä työssä on lainopillinen sekä kvalitatiivinen eli laadullinen menetelmä. Käytännön näkökulmaa työhön tuo laadullisen tutkimuksen puolistrukturoitu asiantuntijahaastattelu. Haastateltava on Kelan Oulun toimiston apulaisjohtaja, joka on ollut mukana sähköistä asiointia kehittävässä hankkeessa.

Työn tuloksena voidaan todeta, että sähköisten liitteiden käyttöönotto on onnistunut hyvin ensimmäisen käyttöönoton yhteydessä ilmenneiden teknisten ja tietoturvaongelmien korjaamisen jälkeen. Asiakkaat ovat myös olleet palveluun tyytyväisiä. Sähköisten liitteiden käyttöönoton myötä asiakkaat ovat antaneet runsaasti hyvää palautetta uudistuksesta. Lainsäädännön kannalta uudistus ei ole edellyttänyt muutoksia, vaan uudistus on toteutettu jo olemassa olevan lainsäädännön puitteissa. Sähköisen asioinnin kehittämistä on suunniteltu jo lisää, ja uudistuksia on tulossa. Esimerkiksi sotilasavustuksen hakeminen sähköisessä asiointipalvelussa tuli mahdolliseksi toukokuussa 2013 ja matkakorvausten sähköistä hakemista kaavaillaan otettavaksi käyttöön tammikuussa 2014.

The subject for the thesis is the reform of the online services of the Social Insurance Institution (Kela), which will enable sending of both benefit applications and appendices electronically. The online services are based on the obligation the authorities have, to offer their customers an opportunity to send a message electronically in order to initiate the processing of their case. This they will do within the limits of their possibility. The possibility to send benefit applications electronically has already been in use for some time. The reform to enable sending appendices electronically was introduced in November 2012 and it is a part of the project named towards new Social Insurance Institution. The institution’s strategy to change the methods towards more customer-friendly is implemented with the help of this project. This thesis also deals with online services before the reform. The aim is to study the legislation related to the reform and the success of it’s introduction as well as to study the implementation of the reform.

The aim of the research was also to find answers to two research questions. Firstly, what are the legislative conditions that enable the development of Social Insurance Institution’s online services? Secondly, how has the development and introduction of the online services succeeded? The primary sources included existing legislation, legislation history, legal literature and the institution’s own materials. Of the laws Administrative Procedure Act, Act on the Openness of Government Activities and Personal Data Act are the most important discussed statutes handled in the thesis as they regulate the operation of Social Insurance Institution. The online services are regulated by such laws as Act on Electronic Services and Communication in the Public Sector and Act on Strong Electronic Identification and Electronic Signatures. The research methods of thesis are jurisprudence and qualitative methods. A semistructured expert interview was contacted to bring practical viewpoint to the thesis. The interviewee is an assistant manager in the office of the Social Insurance Institution in Oulu, and this person has been involved in the development project of the online services.

Results indicate that the introduction of the online services has succeeded very well after the initial technical and information security problems were solved when the services were introduced in June 2012. The customers have been satisfied with the services and they have given plenty of good feedback on the reform. In the legislation no changes were made because of the reform, but it has been possible to implement the change within the framework of the existing legislation. New reforms are already being prepared. For example online application for Conscript Allowance was implemented on May 2013 and online application for travel allowances should be in use on January 2014.