Sähköisen taloushallinnon käyttöönottosuunnitelma pienessä tilitoimistossa – Case: Tilitiimi T&M Oy
Häkkinen, Anna; Ahokas, Anne (2013)
Häkkinen, Anna
Ahokas, Anne
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013060412859
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013060412859
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on toteutettu tilitoimisto Tilitiimi T&M Oy:n toimeksiantona. Työn tavoitteena oli laatia toimeksiantajalle sähköisen taloushallinnon käyttöönottosuunnitelma. Toimeksiantajan toiveena työn suhteen oli, että työstä ilmenisi sähköisen taloushallinnon edut yritykselle ja laadittu suunnitelma helpottaisi muutosprojektin läpiviemistä yrityksessä.
Suunnitelma on rajattu koskemaan ainoastaan muutosprojektin hallintaa sekä muutoksen vaatimia välittömiä toimenpiteitä. Suunnitelman ulkopuolelle jää esimerkiksi muutoksen vaatima työntekijöiden perehdytys, asiakkaiden tiedotus ja koulutus sekä mahdollinen palveluiden hinnoittelun muutos.
Työ on luonteeltaan produktityyppinen teos ja kirjallisten lähteiden lisäksi tietoa on kerätty toimeksiantajalta sekä järjestelmätoimittajan edustajalta. Teoreettisessa viiteke-hyksessä esitellään sähköinen taloushallinto, sen keskeisimmät prosessit sekä projektinhallinnan teoriaa. Produktiosio sisältää yksityiskohtaisen suunnitelman Tilitiimi T&M Oy:n muutosprojektin käynnistämisestä, aikataulutuksesta ja toteuttamisesta. Työ on toteutettu kahden opiskelijan yhteistyönä kevätlukukauden 2013 aikana.
Suunnitelma on laadittu kaksivaiheiseksi. Ensimmäisessä vaiheessa on suunniteltu toimeksiantajan oman taloushallinnon sähköistys. Suunnitelma etenee prosessi kerrallaan prioriteetin mukaisessa järjestyksessä ja kuhunkin prosessiin on laadittu yksityiskohtaiset toimenpideohjeet. Ensimmäiseksi käsitellään myyntilaskuprosessia, jonka jälkeen edetään ostolaskuihin, palkanlaskentaan ja kirjanpitoon. Toisessa vaiheessa on tarkoitus sähköistää asiakkaille tarjotut palvelut. Koska sähköistys tulee tehdä asiakaskohtaisesti, ei tähän vaiheeseen voitu laatia yksityiskohtaisia toimenpiteitä.
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ei välttämättä tuo toimeksiantajalle välittömästi merkittävää taloudellista etua. Tulevaisuuden kilpailukyvyn turvaamiseksi muutos on kuitenkin välttämätön, joten siihen tulee suhtautua investointina tulevaisuuteen.
Suunnitelma on rajattu koskemaan ainoastaan muutosprojektin hallintaa sekä muutoksen vaatimia välittömiä toimenpiteitä. Suunnitelman ulkopuolelle jää esimerkiksi muutoksen vaatima työntekijöiden perehdytys, asiakkaiden tiedotus ja koulutus sekä mahdollinen palveluiden hinnoittelun muutos.
Työ on luonteeltaan produktityyppinen teos ja kirjallisten lähteiden lisäksi tietoa on kerätty toimeksiantajalta sekä järjestelmätoimittajan edustajalta. Teoreettisessa viiteke-hyksessä esitellään sähköinen taloushallinto, sen keskeisimmät prosessit sekä projektinhallinnan teoriaa. Produktiosio sisältää yksityiskohtaisen suunnitelman Tilitiimi T&M Oy:n muutosprojektin käynnistämisestä, aikataulutuksesta ja toteuttamisesta. Työ on toteutettu kahden opiskelijan yhteistyönä kevätlukukauden 2013 aikana.
Suunnitelma on laadittu kaksivaiheiseksi. Ensimmäisessä vaiheessa on suunniteltu toimeksiantajan oman taloushallinnon sähköistys. Suunnitelma etenee prosessi kerrallaan prioriteetin mukaisessa järjestyksessä ja kuhunkin prosessiin on laadittu yksityiskohtaiset toimenpideohjeet. Ensimmäiseksi käsitellään myyntilaskuprosessia, jonka jälkeen edetään ostolaskuihin, palkanlaskentaan ja kirjanpitoon. Toisessa vaiheessa on tarkoitus sähköistää asiakkaille tarjotut palvelut. Koska sähköistys tulee tehdä asiakaskohtaisesti, ei tähän vaiheeseen voitu laatia yksityiskohtaisia toimenpiteitä.
Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen ei välttämättä tuo toimeksiantajalle välittömästi merkittävää taloudellista etua. Tulevaisuuden kilpailukyvyn turvaamiseksi muutos on kuitenkin välttämätön, joten siihen tulee suhtautua investointina tulevaisuuteen.