Asiahallintaohjelman versionvaihdos

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin asianhallintaohjelman versionvaihdon vaikutuksia loppukäyttäjälle. Tavoitteena oli saada tietoa käyttäjiltä vanhasta ja uudesta Kuntatoimisto-ohjelmaversiosta, koulutuksesta sekä tekstinkäsittelyohjelman päivityksestä.

Tutkimus suoritettiin Porin kaupungin tietohallinnossa intranetiin ladatulla kyselylomakkeella, jossa oli 41 kysymystä, joihin vastasi 28 henkilöä. Lisäksi suoritettiin puhelinhaastattelu saman lomakkeen mukaisesti ja saatiin lisää 13 vastausta. Opinnäytetyö oli kokonaistutkimus 64:lle asianhallintaohjelman Esityslista-pöytäkirjasovelluksen loppukäyttäjälle. Vastausprosentiksi saatiin 64 %. Lomakekyselyssä selvitettiin käyttäjän mielipiteitä ja kokemuksia vaihtoehto- ja avoimilla kysymyksillä.

Tutkimus osoitti, että käyttäjät olivat tyytyväisiä edelliseen versioon eikä ongelmia ollut versionvaihdon jälkeen. Tutkimuksesta löydettiin asioita, joita olisi pitänyt tehdä toisin: koulutusryhmät olisi pitänyt jakaa käyttökokemuksen mukaan, valmistelijoille lisää koulutusta ja käytännön harjoituksia kaivattiin enemmän.

In this thesis the impacts to end users in the version change of the management program were studied. The goal was to get information about the old and the new Municipal Office software versions, training and word processing software update from the users.

The study was accomplished in corporate information management unit of the City of Pori by questionnaire loaded into intranet. The questionnaire included 41 questions that were answered by 28 persons. In addition the phone interview according to form was carried out and 13 answers more were got. The study was an overall research to 64 end users of records management program’s agenda - minutes application. The reached answering percentage was 64%. In the form inquiry opinions and experiences of the users were examined by choice and open-ended questions.

The study stated that the users were satisfied with the previous version and there were no problems after the version change. In the study things that should have been done differently were found: training groups should have been split according to user experience, more training to preparers and more practical exercises were wished.