Ostolaskuprosessin kehittäminen ostolaskujen sähköisen käsittelyn käyttöönotolla

Abstract

Tämän opinnäytetyön kehittämistehtävänä oli kehittää toimeksiantajana toimineen YH-Itä-Savo Oy:n ostolaskuprosessia ottamalla käyttöön ostolaskujen sähköinen käsittely. Tavoitteena oli, että yrityksessä siirrytään paperisten ostolaskujen käsittelystä sähköiseen käsittelyyn ostolaskujen osalta vuoden 2013 alusta lähtien. Tavoitteeseen pääseminen edellytti uuden ohjelmaosion käyttöönoton sekä toimintatapojen muutoksen.

Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä oli kvalitatiivinen toimintatutkimus. Lokakuussa 2012 tehtiin tule-ville uuden ohjelmaosion käyttäjille lomakekysely, jonka tarkoituksena oli selvittää muun muassa sitä, miten tuttu aihe sähköinen ostolasku heille on ja miten tulevat käyttäjät suhtautuvat tulevaan muutokseen sekä ylipäänsä muutoksiin. Toukokuussa 2013 tehtiin toinen tutkimus, joka toteutettiin haastattelemalla käyttäjiä, joilla oli eniten kokemusta uudesta ohjelmaosiosta. Haastattelututkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten käyttäjät kokivat perehdyttämisen ja uuden ohjelmaosion käyttöönoton sekä pystyttiinkö ostolaskuprosessia kehittämään heidän mielestään onnistuneesti.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostui sähköisestä taloushallinnosta ja verkkolaskusta. Sähköisen taloushallinnon osalta käsitellään tarkemmin sähköistä ostolaskua ja sen käsittelyprosessia. Teoriaosuu-dessa käsitellään myös prosesseja ja niiden kehittämistä.

Alkukyselyn tuloksien perusteella voidaan sanoa, että ostolaskuprosessin kehittäminen koettiin tarpeelli-seksi ja siihen suhtauduttiin positiivisesti. Sähköisen ostolaskujen käsittelyn eduista oltiin tietoisia jo en-nen käyttöönottoa. Haastattelututkimuksen tulokset osoittavat, että ostolaskuprosessin kehittäminen ostolaskujen sähköisen käsittelyn käyttöönotolla onnistui haastateltujen mielestä hyvin. Sähköisen käsit-telyn käyttöönotossa haastatellut näkivät paljon hyviä puolia, kuten sen, että laskujen käsittely koettiin paljon sujuvammaksi, helpommaksi ja nopeammaksi.

The purpose of this master´s thesis was to develop the purchase invoice processes of YH-Itä-Savo Oy by implementing an electronic technique for processing invoices. The goal was that the company could dis-card paper invoices and start processing invoices electronically from the year 2013 onwards. To reach this goal the company needed to implement a new application for the existing software and to change its op-eration procedures.

The theoretical part of this thesis based on qualitative action research. In October 2012 the future users of the electronic invoicing software answered a questionnaire whose purpose was, for example, to find out how they would react to the upcoming changes. In May 2013 another survey was made. This survey was made by interviewing those users who had most experience of the new application of the software. The purpose of the interview survey was, for example, to find out whether the users found the purchase invoice process successfully developed or not.

The theoretical framework consisted of electronic accounting and electronic invoices. A more precise focus of electronic accounting was placed on electronic invoicing and its processing procedures. The theoretical part of the thesis also dealt with processes and their development.

Based on the first questionnaire the development of the purchase invoice process was considered necessary. The advantages of the electronic purchase invoicing were already well known before the implementation stage. The results of the interview survey showed that the development of the purchase invoicing process by implementing the electronic invoicing software was successful. The interviewed persons found many advantages in the implementation of the electronic handling of invoices. Processing the invoices was considered to be easier, faster and more fluent.