Tilitoimiston tilaus-toimitusprosessin kehittäminen Case: Päätili Oy

Abstract

Tässä opinnäytetyössä oli tarkoitus kuvata tilitoimisto Päätili Oy:n kirjanpitoprosessin nykytila. Nykytilan selvittämisen jälkeen oli tavoitteena kehittää prosessia ja luoda tiedot taloushallinto-ohjelman lisäosan luomiseen. Opinnäytetyön toisena tavoitteena oli saada luotua järjestelmän sisältö, jonka avulla Päätili voisi lähteä viemään asiaa eteenpäin ja mahdollisesti järjestelmän toteuttamista.

Toimeksiantaja tilitoimisto Päätili Oy tarvitsee kirjanpitäjiensä käyttöön ohjelman, jonka avulle he pystyvät hallinnoimaan omia asiakkaitaan ja heidän kirjanpitonsa tilaa. Työssä tarkastellaan kirjanpidon prosessin nykyhetkeä ja sen ongelmia. Idean pohjana on vuoden 2010 verotiliuudistus, jonka takia Päätilissä halutaan olla varmoja siitä, että kirjanpitäjillä on mahdollisimman hyvät työkalut hoitaa oma työ paremmin.

Työn teoriaosuudessa on käsitelty, mitkä ovat prosessin keskeiset asiat. Lisäksi on käsitelty, mitä kaikkea prosessin kehittämiseen kuuluu ja miten sitä kehitetään. Myös prosessien auditointia ja tulosten arviointia on tutkittu. Opinnäytteessä on kuvattu yhden Päätilin kirjanpitäjän työprosessi. Prosessi purettiin osiin ja sen eri osa-alueita tarkasteltiin. Prosessi kuvattiin käyttäen sekä vuokaaviolle että kirjallisesti. Järjestelmän perusta syntyi palaverien pohjalta, joita työryhmä kävi.

Tuloksissa oli tärkeintä, että työ sai luotua pohjan tulevalle ohjelmistolle. Ohjelman tiedot syntyivät työryhmän yhteisen vision perusteella. Ohjelman runko on kuvattu taulukkona, niin että siitä käy ilmi, mitä kaikkea ohjelmassa tulisi olla. Tämän lisäksi kohdat on selitetty yksityiskohtaisesti. Tämän suunnitelman perusteella Päätili lähtee selvittämään järjestelmän toteutusta. Tämän lisäksi työ loi muutaman kehitysehdotuksen kirjanpidon nykyisen prosessin parantamiseen.

Työssä saatiin selville ongelmia, mitä nykyisessä kirjanpidon prosessissa voi ilmetä. Näihin liittyvät kehitysehdotukset ja niiden vieminen käytäntöön on tulevaisuudessa Päätilin ratkaistavissa, otetaanko ne käyttöön.

Asiasanat: Prosessikuvaus, tilaus-toimitusketju, taloushallinto, kirjanpidon prosessi

Development of Order and Delivery Process of an Accounting Office Case: Päätili Oy

The purpose of this thesis was to describe the order and delivery process of an accounting office, Päätili Oy. After describing the present situation, the objective was to develop the accounting process and to collect data for creating an extension for the financial management system. The second aim of this thesis was to create content for software that could help the company to manage and organize their work better. It also looked for solutions for the possible problems that accountants could face during the order and delivery process.

The topic of this thesis came from Mr Paro Nupponen of Päätili Oy. The company needs software that could be used as a backup work list and as a new tool for the employees. The idea of the software is that the em-ployees could manage their own clients and their bookkeeping. The goal of this thesis was to draft an outline for what could be the basis for the software. The need for a new type of a tool came from the reform of tax-ation legislation starting at the beginning of 2010. This type of tool could help minimize possible errors in the order and delivery processes.

In the theory section of the thesis the central ideas of the process are described. In addition, the facts in-cluded in the development of the process were discussed. The audit of the processes and the evaluation of the results can also be found in the theory section.

It was most important for the results of the study that thesis could create the outline of the content for the software. The content is based on the vision of the authors. The basic structure of the software is described in an Excel-chart so that it shows all the specifications that the program should include. All the specifications are explained in detail. Based on the quality of the outline Päätili Oy makes decisions in the future if it is worth developing further. The thesis also made a few improvements suggestions that could be implemented in the present accounting process.

In the study some problems were discovered that could turn out in the order and delivery process. All the suggested improvements will be evaluated by Päätili Oy when they make the decision if they wish to go for-ward with them.

Key words: order and delivery process, accounting, process, process description