Yrityksen arkistoinnin siirtäminen sähköiseksi ja uuden arkistointitavan luominen : case Jackon Finland Oy
Ääpälä, Emma (2021)
2021
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201241602
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202201241602
Tiivistelmä
Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Jackon Finland Oy:lle ja sen tavoitteena oli löytää toimeksiantoyrityksen arkistointiin sopiva järjestelmä sekä siirtää yrityksen paperiset aineistot sähköiseksi. Tavoitteena oli myös arkistoinnin ja aineiston järjesteleminen. Opinnäytetyö on rajattu koskemaan Jackon Finland Oy:n Muurlan toimipisteen taloushallinnon aineistoa.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään läpi sähköinen arkistointi käsitteenä. Lisäksi käydään läpi kirjanpitolakia ja taloushallinnon aineiston säilytysaikoja.
Työn toiminnallinen osuus suoritettiin kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä haastattelemalla eri yritysten asiantuntijoita sähköisen arkistoinnin ohjelmistoista, jonka jälkeen ohjelmistoja verrattiin toimeksiantoyrityksen tarpeisiin. Varsinainen arkistoinnin sähköistämisprosessi jäi yrityksessä kesken, mutta johtopäätöksenä todettiin, että työssä vertaillut ohjelmistot eivät sovi pelkästään Muurlan toimipisteelle. Ohjelmistot ovat kuitenkin varteenotettavia, jos prosessi laajennettaisiin koskemaan koko yritystä.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käydään läpi sähköinen arkistointi käsitteenä. Lisäksi käydään läpi kirjanpitolakia ja taloushallinnon aineiston säilytysaikoja.
Työn toiminnallinen osuus suoritettiin kvalitatiivisella tutkimusmenetelmällä haastattelemalla eri yritysten asiantuntijoita sähköisen arkistoinnin ohjelmistoista, jonka jälkeen ohjelmistoja verrattiin toimeksiantoyrityksen tarpeisiin. Varsinainen arkistoinnin sähköistämisprosessi jäi yrityksessä kesken, mutta johtopäätöksenä todettiin, että työssä vertaillut ohjelmistot eivät sovi pelkästään Muurlan toimipisteelle. Ohjelmistot ovat kuitenkin varteenotettavia, jos prosessi laajennettaisiin koskemaan koko yritystä.