Taloushallinnon ohjelmiston valinta pienyrittäjälle: case toiminimiyritys

Abstract

Tämän opinnäytetyön käynnisti toimeksianto toimintaterapeuttiyrittäjältä, jonka yritysmuotona on yksityinen elinkeinonharjoittaja. Yrittäjällä oli toiveena lähteä päivittämään yrityksensä kirjanpitoa paperisesta sähköiseen muotoon. Yrittäjä koki, että taloushallinnan prosessien kehittäminen paperisesta sähköiseen olisi tarpeen, mutta ohjelmien laaja tarjonta on vaikeuttanut ohjelman valintaa.

Tavoitteena oli löytää sopiva taloushallinnon ohjelmisto yrittäjän tarpeisiin. Kyseessä oli tutkimuksellinen kehittämistyö, joka aloitettiin kartoittamalla yrittäjän nykyinen tilanne, sekä tarpeet ja toiveet tulevan ohjelmiston ominaisuuksista. Kartoitus tehtiin haastattelulla. Taloushallinnon ohjelmistoja tutkimuksessa haettiin internetin välityksellä. Pyysin ohjelmistojen tuottajilta suosituksia toimeksiantajayrittäjän profiiliin soveltuvista ohjelmistoista. Ohjelmistojen tarjoajien verkkosivustojen ja haastattelujen perusteella tarkemmin vertailtaviksi ohjelmistoiksi valitsin neljä eri ohjelmistoa.

Ohjelmistoihin tutustuin testaamalla jokaista valittua ohjelmaa testitunnuksia käyttäen, perehtymällä ohjelmantarjoajan tarjoamiin ohjeisiin ja oppaisiin, sekä käyttämällä ohjelmistojen tukipalveluita. Ohjelmista testattiin keskeisimmät yrittäjän tarpeisiin vastaavat ominaisuudet.

Teoreettinen osuus opinnäytetyöstä kerättiin taloushallintoa ja digitaalista taloushallintoa käsittelevästä kirjallisuudesta ja verkkosivustoilta. Keskeisimpänä materiaalina teoriaan käytettiin myös kirjanpitolakia ja verottajan ohjeita yksityistä elinkeinonharjoittajaa koskevilta osin.

Vertailtavista ohjelmistoista testikäytön päätteeksi valintakriteereihin parhaiten vastasi Alvin -ohjelmisto. Ohjelmisto on tuotettu yksityisen elinkeinonharjoittajan yhdenkertaista kirjanpitoa varten ja oli toiminnaltaan selkeä, helppo käyttöinen, edullinen, sekä omasi hyvät tukipalvelut. Ohjelmistossa ei ollut turhia ominaisuuksia. Pohdittavaksi jäi kuitenkin se, että yrityksen tulevaisuuden näkymät ja suunnitelmat voisivat vaikuttaa ohjelmiston valintaan toisin, etenkin yritysmuodon mahdollinen muutos tai liiketoiminnan muutokset niin, ettei yhdenkertainen kirjanpito olisi enää mahdollista.

Tutkimuksen edetessä kävi ilmi, että ohjelmistojen tarjonta Suomessa on todella laaja, mikä voi vaikeuttaa oikeanlaisen ohjelmaratkaisun löytämistä. Tutkimuksessa kävi myös ilmi, että pilvipalvelujen suosio on kasvanut ja kasvaa koko ajan verrattuna perinteisiin asennettaviin taloushallinnon valmisohjelmiin.

Asiasanat: Yksityinen elinkeinonharjoittaja, taloushallinnon ohjelmisto, digitaalinen taloushallinto, sähköinen taloushallinto, pilvipalvelut.