Sähköisten tukipalveluhakemusten perehdytysopas Essoten kotihoidon työntekijöille

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda Essoten kotihoidon henkilöstölle käyttöopas sähköisten tukipalveluhakemusten tekoon SBMsovelluksen (Solutions Business Manager) kautta. Aikaisemmin tukipalveluhakemukset tehtiin paperisella lomakkeella, jonka haasteena oli postituksen aiheuttama viive, katoamisen mahdollisuus sekä turhasta paperin käytöstä aiheutuva ekologinen kuorma. Käyttöoppaan keskeisenä tavoitteena on tukea henkilöstön perehtymistä sovelluksen käyttöön. Opinnäytetyön tietoperustana on vanhustyön rakennemuutos ja kotihoidon työ sekä sen kehittäminen, etenkin digitalisaation ja perehdytyksen näkökulmasta. Sähköisillä tukipalveluhakemuksilla pyritään tehostamaan ja yhtenäistämään Essoten jäsenkuntia keskittämällä hakemusten käsittely Mikkelin tukipalveluyksikköön. Hyvällä henkilöstön tuella ja perehdyttämisellä tavoitellaan palvelujen jouhevampaa aloitusta asiakkaille. Näiden lisäksi uudistuksella pyritään parantamaan tiedonkulkua eri ammattilaisten ja asiakkaiden välillä, sillä SBMsovellus mahdollistaa ammattilaisille hakemusprosessin vaiheen näkemisen, mikä ei ollut mahdollista paperisten hakulomakkeiden käytössä. Perehdytysopas päätettiin tuottaa videomuotoiseksi tallentamalla Dreambroker- ohjelmalla tallenteita SBM-testiympäristöstä. Perehdytysvideo sisälsi SBM-sovelluksen peruskäytön, tukipalveluhakemuksen ja huoltopyynnön tekemisen sekä hakemusten keskeyttämisen. Perehdytysvideon lisäksi kotihoidon henkilöstölle tarjottiin mahdollisuus osallistua kolmeen perehdytysiltapäivään Teams-sovelluksen välityksellä sovelluslaajennuksen käyttöönoton jälkeen. Perehdytysiltapäivissä käytiin läpi tuotettu perehdytysvideo ja annettiin henkilöstölle mahdollisuus esittää tarkentavia kysymyksiä. Työn varsinaisena tuloksena syntyi perehdytysvideo, jota toimeksiantaja pystyi hyödyntämään sovelluksen käyttöönotossa, jatkossa uusien työntekijöiden perehdytyksessä sekä vanhojen työntekijöiden muistin virkistämisessä. Kotihoidon henkilöstölle suunnatussa kyselyssä kävi ilmi, että henkilöstö koki saavansa perehdytysoppaasta tukea sähköisten tukipalveluhakemusten tekoon ja voivansa hyödyntää sitä myös jatkossa, joten näin ollen opinnäytetyön tavoitteet saavutettiin.