Tapahtumalla tähdeksi! : opas onnistuneen tapahtuman järjestämiseen

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena on viihdepohjaisen tapahtuman järjestäminen. Työn casena toimii American Car Show messujen yhteydessä järjestettävä Miss Hot Rod 2013 – kilpailu.

Opinnäytetyön teoreettinen osuus keskittyy tapahtuman tuottamiseen aina sen suunnittelusta toteutusvaiheeseen saakka. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on myös tiivistää tapahtuman suunnitteluprosessia ja tuoda esiin sen tärkeimmät pääkohdat käyttäen apuna niin kutsuttua tapahtumatähteä. Tapahtumatähden kuuden sakaran avulla selkeytän tapahtumatuotannon pääkohtia matkalla onnistuneesti suunniteltuun tapahtumaan.

Ensimmäisessä teoria kappaleessa käyn vaihe vaiheelta läpi tapahtuman suunnittelua ja siihen liittyviä tärkeimpiä huomioita. Jokaisen teoria osuuden jälkeen kuvailen myös saman vaiheen etenemistä omassa case työssäni. Toisessa teoria kappaleessa siirrymme suunnittelusta toteutusvaiheeseen. Tässä kappaleessa tutustumme kulissien takaiseen työhön sekä tapahtuman ympäristössä huomioitaviin seikkoihin. Kerron myös tarkemmin oman tapahtumamme toteutuspäivistä ja niiden työvaiheista.

Kolmannessa teoria kappaleessa tutustumme tarkemmin varsinaiseen työn aiheeseen eli Miss Hot Rod – kilpailuun sekä pääyhteistyökumppaniimme Finnish Hot Rod Associationiin. Käytän myös apunani tuttuja kehitystyökaluja, SWOT – analyysia sekä Sinisen Meren strategiaa, jotta saisin selville tapahtumamme kehityskohteita sekä potentiaalin nousta Suomen parhaimpien autotyttökilpailujen joukkoon.

This fuctual thesis is about organizing an event. The purpose of my thesis was to plan and organize the Miss Hot Rod 2013 pageant that was held during the annual American Car Show exhibition in Helsinki. The mandatory of the thesis is Finnish Hot Rod Association.

The theoretic part of my thesis focuses on how to organize an event from the start to the end. With my thesis I also want to bring out the main points of event planning using a so called event star as my help. Each of the six tips of the star summaries one of the key points on the way to a successful event.

In the first theory chapter I will focus on how to plan the event with the main points of the event star. In the second chapter the theory goes on to the point where the actual event is going on. In both chapters I will first tell the theory and then how that part actually worked out in our event.

In the third theory chapter I will tell more about our pageant and main sponsor the Finnish Hot Rod Association. I will also use famous analysis like SWOT and Blue Ocean strategy to help evaluate our event’s potential to become one of the leading pageants in Finland.