Sisäisten viestintävälineiden tavoittavuus : case: Yritys X

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee yrityksen sisäistä viestintää ja tiedotusta sekä viestintävälineiden tavoittavuutta. Työn tavoitteena oli selvittää, kuinka yrityksen sisäiset viestintävälineet tavoittavat henkilöstön.

Opinnäytetyön case-yritys on X-alalla toimiva Yritys X. Yrityksen moninainen henkilöstö ja erilaiset työaikamuodot aiheuttavat sen, ettei tarkkaan tiedetä, tavoittaako sisäinen tiedotus koko henkilöstön. Tässä työssä tarkasteltiin yrityksen käyttämistä viestintävälineistä intranetiä, sähköpostia, uutiskirjettä ja ilmoitustaulua. Tämä tutkimus tehtiin, jotta yritys tietää, mitä sisäisen viestinnän välineitä sen kannattaa jatkossa käyttää ja kehittää tiedonkulun parantamiseksi.

Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu sisäisen viestinnän ja tiedotuksen tehtävistä sekä viestintävälineiden ja niiden tavoittavuuden määritelmistä. Pääpaino on yrityksen virallisessa sisäisessä viestinnässä ja tiedotuksessa. Teoriaosuudessa on esitelty eri viestintävälineitä ja sitä, kuinka niitä käytetään. Virallisen viestinnän lisäksi teoriaosuudessa on käsitelty esimiehen ja työtovereiden merkitystä viestijöinä, sillä heillä on merkittävä rooli tiedonvälittäjinä työyhteisöissä.

Opinnäytetyön empiriaosuudessa selvitettiin, mitä viestintävälineitä yrityksen henkilöstö seuraa ja mitä tietoja se saa mistäkin välineestä. Lisäksi selvitettiin, kokeeko henkilöstö saavansa tarpeeksi tietoa ja mitä tietoa henkilöstö haluaisi saada enemmän. Aineisto kerättiin kyselylomakkeella helmikuussa 2014.

Tutkimuksen tulokset osoittavat, että henkilöstö tavoitetaan yleisesti hyvin ja parhaiten yrityksen intranetillä. Vaikka intranetiä seurataan viestintävälineistä useimmin, koettiin se sekavaksi ja hankalaksi käyttää. Sähköposti on tärkeä erityisesti toimihenkilöille, jotka lukevat myös uutiskirjeen sähköisenä. Tuotannontyöntekijät käyttävät yhteistietokoneita ja seuraavat sähköisiä viestintävälineitä, mutta ovat myös ahkeria ilmoitustaulun ja paperisen uutiskirjeen lukijoita. Sisäisen viestinnän tavoittavuutta yritys voisi parantaa muun muassa opettamalla henkilöstölle lisää intranetin peruskäyttöä.

This thesis deals with internal communication and internal PR in organisations and with the accessibility of internal communication channels. The aim of this study is to find out how communication channels reach personnel in an organisation.

The case-organisation in this thesis is Company X. Because of the diversity of the personnel and their varying working hours, it is not known whether the company’s internal communication channels reach the whole personnel. Communication channels used in the company are intranet, e-mail, the company newsletter and notice boards. This study aims to help the company to choose the best communication channels and to improve communication.

The theoretical part of this thesis presents definitions and discusses the various roles of internal communication and internal PR in organisations. Moreover, this section discusses internal communication channels and their accessibility. In this thesis the emphasis is on official internal communication. The theoretical part presents different kinds of communication channels and explains how they are used. Finally, in addition to official internal communication, the theoretical part discusses the significance of managers and co-workers as sources of information, because they have a major role in spreading information in the organisation.

The empirical part of this thesis studies which communication channels company’s personnel follows and what information it receives from them. Moreover, this section studies whether or not the personnel receives enough information and what kind of information is needed more. The data was collected by a questionnaire in February 2014.

The results show that the company’s internal communication channels reach the personnel well, intranet being the best channel. Even though the respondents prefer the intranet, they consider it disorganised and hard to use. E-mail is important especially for the administrative personnel who also read the company’s electronic newsletter. The respondents who work in production use common computers and follow the electronic communication channels but they also read the company’s notice board and the paper version of the newsletter frequently. In consequence, the thesis presents that the organisation could develop the accessibility of internal communication for example by teaching the personnel more how to use the intranet.