Tapahtuman järjestäminen : Case Vekara-Varkaus-Festivaali

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten tapahtuma järjestetään ja millaisia vaiheita siihen projektina sisältyy. Aihe valittiin, koska projektityöskentely oli opinnäytetyön tekijälle opinnoista tuttua ja siihen liitetty case oli aiheena hänelle lapsen vanhempana läheinen. Tavoitteena oli kirjallisuuden, internet-lähteiden sekä casen kautta perehtyä tapahtuman järjestämiseen ja sen olemukseen projektina.

Työssä perehdyttiin casen eli Vekara-Varkaus-Festivaalin toteutukseen käyttämällä menetelmänä kvalitatiivista tutkimusta. Kyseinen menetelmä oli toimivin tapa kerätä tutkimuksessa tarvittavaa tietoa. Tutkimus toteutettiin kahden teemahaastattelun avulla. Ensimmäisessä haastattelussa saatu tieto selvensi, miten Festivaalia markkinoidaan ja toinen auttoi hahmottamaan Festivaalia kokonaisuutena. Molemmissa haastatteluissa haastateltavana oli sama henkilö, Vekara-Varkaus-Festivaalin toteutuksesta vastaava tapahtumatuottaja, Heli Sutinen.

Tutkimuksessa ilmeni että Vekara-Varkaus-Festivaali on alkujaan Varkauden kulttuuritoimen henkilöstön synnyttämän ”aivomyrskyn” tulos, jossa kehitettiin vallitsevaan tarpeeseen ratkaisu. 2 - 12 vuotiaille lapsille haluttiin toimintaa, joka poikkeaisi aiemmin tunnetusta. Tutkimuksessa ilmeni myös, että tapahtuma on kaupungissa monen tahon yhteistyön huipentuma. Tutkimuksessa todettiin tapahtuman markkinoinnin olevan hyvin kattavaa. Toimintaa on vuosien varrella myös laajennettu, joten tapahtumaan voi, tosin pienimuotoisemmin, osallistua myös muissa Keski-Savon kunnissa.

Opinnäytetyöprosessin aikana kerätty teoreettinen tietopohja vahvisti tekijän projektityön tuntemusta ja tapahtumia ammatikseen järjestävän henkilön haastattelut antoivat näkökulman siihen, millaista tapahtuman järjestäminen käytännössä on. Avainsanat

The aim of this thesis was to study how an event is organized and what are the different steps in event project. The topic was chosen as project management was familiar to the author through previous studies and case event was close to author's heart as she is a parent of young children herself. The aim was to learn about event management through literature, internet sources and case study.

The case event for this thesis is Vekara-Varkaus-Festival, which was examined by using the method of qualitative research. Qualitative research was seen as best way to collect the information needed for this case study. The study was conducted through two thematical interviews. In the first interview it was clarified how event is marketed and the second interview gave a good overview of the festival as a whole. In both interviews, the interviewee was the same person; Festival Producer Heli Sutinen, who is responsible for planning and implementation of Vekara-Varkaus-Festival.

The research revealed that Vekara-Varkaus-Festival is the result of “brainstorming” of tourism department person-nel of Varkaus city, of which the objective was to find a solution to the current need. They wanted to develop new activities to children aged 2-12. According to research, Vekara-Varkaus-Festival is also a culmination of many dif-ferent cooperative partners. The research also releaved that the Festival marketing is comprehensive and innova-tive. Activities of Vekara-Varkaus-Festival have been expanded to other municipalities in Keski-Savo although in a smaller-scale than in Varkaus.

Theoretical information gathered through the thesis project stregthened the author's knowledge about project work and the interviews of professional event organizer gave a perspective on what organizing an event is in prac-tice. Keywords