Ostolaskuprosessin tarkastelu ja kehittäminen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan näkökulmasta

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten toimeksiantaja Yritys X:n ostolaskuprosessi toimii tällä hetkellä sekä miten ostolaskuprosessin sisäinen valvonta ja riskienhallinta toimii. Työn tarkoituksena oli saada toimeksiantajalle kattava selvitys ostolaskuprosessin toimivuudesta niin itse prosessissa kuin sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa prosessin sisällä. Opinnäytetyössä pyrin havainnollistamaan pullonkauloja sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa, joita ostolaskuprosessissa ilmenee ja löytää näihin kehitysehdotuksia. Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä käsiteltiin ostolaskuprosessia sekä sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa. Digitaalista taloushallintoa käsiteltiin kokonaisuuden hahmottamisen vuoksi. Sisäisestä valvonnasta esitettiin myös kaksi sisäisen valvonnan mallia. Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena. Tutkimuskysymyksiin pyrittiin vastaamaan toimeksiantajalta saatujen materiaalien ja haastatteluiden avulla. Haastattelut toteutettiin teemahaastatteluina ja kohderyhmäksi valittiin ostolaskuprosessin eri vaiheissa työskenteleviä henkilöitä laajemman kuvan ymmärtämiseksi. Tutkimustuloksissa esitettiin ensin toimeksiantajayrityksen ostolaskuprosessi prosessikaavioiden avulla ostotilauksen kanssa sekä ilman ostotilausta. Tämän jälkeen esitettiin haastatteluista saadut tulokset, jonka jälkeen johtopäätöksissä näiden tulosten avulla esitettiin pullonkauloja ostolaskuprosessissa sekä ostolaskuprosessin sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa. Tuloksissa havaittiin, että itse ostolaskuprosessissa itsessään ei ole paljoa kehitettävää, vaan kehitysideat sijoittuvat järjestelmiin ja kontrolleihin. Ulkoiselta toimittajalta ostettu laskutusjärjestelmä ei toimi niin hyvin kuin sen pitäisi ja tutkimuksessa havaittiin, että yhteistyötä voisi alkaa tekemään tämän kehittämisessä enemmän eikä vain itse yrittää kehittää ja keksiä kehitettävää siihen. Lisäksi tutkimuksessa havaittiin myös haastateltavien vähäinen ymmärrys sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta toimeksiantajayrityksessä.