Ostotoiminnan prosessien kehittäminen
Alakurtti, Tuomas (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022051810128
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022051810128
Tiivistelmä
Työn tavoitteena oli kehittää kohdeyrityksen ostotoimintaa vastaamaan yrityksessä ostotoiminnalle asetettuihin tavoitteisiin. Tavoitteena organisaatiossa on, että hankintoihin ja ostoihin liittyvä toiminta on tehokasta, ennakoivaa ja tarkoituksenmukaista.
Tutkimuksen viitekehyksenä oli hankintatoimen kirjallisuus ja tutkimukset sekä hankinnoissa yleisesti käytettävien ja tunnettujen erilaisten analyysitekniikoiden, kuten SWOT-, Spend-, ABC-, Portfolioanalyysien käyttö. Lisäksi apuna käytettiin muutosjohtamisen teoriaa ja työjonojen hallinnan teoriaa.
Työ tehtiin toimintatutkimuksena yhteistyössä organisaation kanssa kaikissa tutkimuksen eri vaiheissa. Tutkimus eteni vaiheittain ja syklisesti. Toimintatutkimuksen ensimmäisessä syklissä selvitettiin yrityksen nykytilan nykytila-analyysein, palvelupyyntöjen keräyksellä ja havainnoinnilla. Toisessa vaiheessa kohdeyrityksessä perustettiin ostojen tukiverkoston auttamaan ostamiseen liittyvissä kysymyksissä. Kolmannessa toimintatutkimuksen vaiheessa kohdeyrityksen hankintaorganisaatiossa otettiin käyttöön palvelupyyntöjen kirjausjärjestelmä. Tutkimuksen neljännessä vaiheessa tehtiin ohjeistus ja koulutusmateriaali alle kansallisen kynnysarvon ostotoiminnalle. Lopuksi viidennessä vaiheessa analysointiin tutkimuksen hyödyllisyyttä ja tuloksia sekä tehtiin ehdotus jatkotoimenpiteistä.
Nykytila-analyysin ja palvelupyyntöjen perusteella nähtiin tarpeelliseksi hankinnoissa ottaa käyttöön tehtävienhallintajärjestelmä, jonka avulla hankinnoille tulevat palvelupyynnöt saatiin läpinäkyviksi ja niihin vastaajien työkuormaa tasattua. Kohdeyrityksessä ostotoiminta on ollut hajautettua ja toimintamallit eivät ole olleet yhtenäisiä. Toimintatapojen yhtenäistämiseksi ja sisäisten asiakkaiden ostamisen helpottamiseksi otettiin käyttöön erillinen oston tukiverkosto.
Tutkimustyössä tehtyjen havaintojen perusteella ostotoimintaan on kannattavaa tehdä muutoksia nykytilanteeseen verrattuna. Ostamisen tulisi olla hallittua ja tehokasta. Tutkimuksen perusteella on perusteltua tehdä enemmän keskitettyä ostamista unohtamatta rutiiniostamisen helppoutta ja nopeutta varsinaista osto-organisaatiota rasittamatta.
Tutkimuksen viitekehyksenä oli hankintatoimen kirjallisuus ja tutkimukset sekä hankinnoissa yleisesti käytettävien ja tunnettujen erilaisten analyysitekniikoiden, kuten SWOT-, Spend-, ABC-, Portfolioanalyysien käyttö. Lisäksi apuna käytettiin muutosjohtamisen teoriaa ja työjonojen hallinnan teoriaa.
Työ tehtiin toimintatutkimuksena yhteistyössä organisaation kanssa kaikissa tutkimuksen eri vaiheissa. Tutkimus eteni vaiheittain ja syklisesti. Toimintatutkimuksen ensimmäisessä syklissä selvitettiin yrityksen nykytilan nykytila-analyysein, palvelupyyntöjen keräyksellä ja havainnoinnilla. Toisessa vaiheessa kohdeyrityksessä perustettiin ostojen tukiverkoston auttamaan ostamiseen liittyvissä kysymyksissä. Kolmannessa toimintatutkimuksen vaiheessa kohdeyrityksen hankintaorganisaatiossa otettiin käyttöön palvelupyyntöjen kirjausjärjestelmä. Tutkimuksen neljännessä vaiheessa tehtiin ohjeistus ja koulutusmateriaali alle kansallisen kynnysarvon ostotoiminnalle. Lopuksi viidennessä vaiheessa analysointiin tutkimuksen hyödyllisyyttä ja tuloksia sekä tehtiin ehdotus jatkotoimenpiteistä.
Nykytila-analyysin ja palvelupyyntöjen perusteella nähtiin tarpeelliseksi hankinnoissa ottaa käyttöön tehtävienhallintajärjestelmä, jonka avulla hankinnoille tulevat palvelupyynnöt saatiin läpinäkyviksi ja niihin vastaajien työkuormaa tasattua. Kohdeyrityksessä ostotoiminta on ollut hajautettua ja toimintamallit eivät ole olleet yhtenäisiä. Toimintatapojen yhtenäistämiseksi ja sisäisten asiakkaiden ostamisen helpottamiseksi otettiin käyttöön erillinen oston tukiverkosto.
Tutkimustyössä tehtyjen havaintojen perusteella ostotoimintaan on kannattavaa tehdä muutoksia nykytilanteeseen verrattuna. Ostamisen tulisi olla hallittua ja tehokasta. Tutkimuksen perusteella on perusteltua tehdä enemmän keskitettyä ostamista unohtamatta rutiiniostamisen helppoutta ja nopeutta varsinaista osto-organisaatiota rasittamatta.