Sisäisen viestinnän kehittäminen : Case: Kuusamon kaupungin intra

Abstract

Viestintä on mukana kaikessa työyhteisön toiminnassa. Vaikka ylin tiedottamisen vastuu on yleensä johdolla, osallistuvat kaikki viestintään joko viestijöinä tai vastaanottajina. Sujuva sisäinen viestintä jakaa tietoa, luo positiivista ilmapiiriä ja vaikuttaa myös yhteisön maineeseen. Intranet on nykyisin yksi merkittävimmistä sisäisen viestinnän kanavista. Opinnäytetyön tavoitteena oli rakentaa Kuusamon kaupungille uusi intranet. Tavoitteena oli suunnitella ja toteuttaa sisäinen verkko, joka sisällöllään ja ulkoasullaan houkuttelee aktiiviseen päivittäiseen työskentelyyn uudessa sähköisessä ympäristössä. Hankkeessa laadittiin myös intranetin käyttöönottosuunnitelma aikatauluineen ja tiedotussuunnitelmineen sekä peruskäyttäjän käyttöohje.

Toiminnallisen opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä on työyhteisöviestintä, jossa tämän päivän organisaatioissa muutosviestinnällä on suuri merkitys.

Opinnäytetyö toteutettiin ad hoc -hankkeena, jonka projektipäällikkönä toimi opinnäytetyöntekijä. Intra-hankkeen tekninen käyttöönotto eteni yleisen kehityshankkeen prosessikaavion mukaan suunnittelusta määrittelyihin, tekniseen toteutukseen, pilotointiin ja käyttöönottoon. Käyttöönottoprojektin jälkeen käynnistyi varsinainen intran rakentaminen. Sisällön tuottamiseen osallistui intran pääkäyttäjien lisäksi hankkeeseen nimettyjä toimijoita kaupungin jokaiselta toimialalta. Kuten kehittämishankkeissa usein, niin tässäkin kävi, että kaikki ei mennyt suunnitelmien mukaan. Suunnittelu-, toimitus- ja toteutusprosessit sujuivat, mutta lanseeraus koko henkilöstölle viivästyi alkuperäisestä aikataulusta. Haasteita toivat aikaresurssien lisäksi sekä intra-alustan että käyttöjärjestelmän päivitykset kesken hankkeen.

Opinnäytetyön tuloksena Kuusamon kaupungille saatiin rakennetuksi intranet, joka lanseerataan koko henkilöstölle keväällä 2014.

Communications is essential for all the operations and activities in every organization. The supreme responsibility lies on the management. Nevertheless, everybody has to be able to communicate, report and absorb new information. At its best, the internal communication can create a positive atmosphere, spread information and have an influence on the image and reputation of the organization in question. Intranet is nowadays one of the most important communication channels and a versatile instrument for internal communications.

The objective of this Bachelor’s thesis was to build a new intranet for Kuusamo Town. The purpose was to plan and implement an internal network that will encourage and enhance working in a digital environment. An implementation accompanied by a training schedule and a user manual were also drawn up.

The theoretical framework of the thesis is organizational communications with a special emphasis on change communication.

This was an ad hoc project phased over a number of months with the bachelor acting as a project manager. The technical implementation was executed based on a general process description. It started with planning and specifications and was concluded with a review. The work proceeded mainly as planned but due to some technical challenges the implementation of the new intranet was delayed.

As a result of this study Kuusamo Town got a new intranet which will be launched during spring 2014.