TALVIVAARA PROJEKTI OY:N ARKISTOINTI

Abstract

Talvivaara Projekti Oy, Talvivaara Kaivososakeyhtiön tytäryritys, on perustettu vuonna 2003. Talvivaara Projekti Oy:n Sotkamon toimipisteessä haluttiin saada arkisto toimivaksi ja asiakirjat järjestykseen. Paperiarkistoinnin käytäntöjen luominen ja paperiarkistoinnin, sähköisen arkistoinnin sekä teoreettisen ohjeen tekeminen olivat ajankohtaisia yrityksessä. Opinnäytetyön viitekehys muodostuu arkiston järjestämisestä, arkistonmuodostamisesta ja tulostetuotannosta sekä asiakirjojen säilyttämisen merkityksestä yrityksissä. Myös lakien ja säädösten ja arkistolaitoksen olemassaolon merkitys arkistoinnille sisältyvät työn viitekehykseen. Opinnäytetyön empiirisessä osassa kerrotaan, miten työ eteni ensimmäisistä haastatteluista ohjeiden tekemiseen ja siitä toiseen haastattelukierrokseen. Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli arkistoinnin ohjeiden tekemisen myötä selkeyttää Talvivaara Projekti Oy:n arkistointia, helpottaa työntekoa ja tehostaa ajankäyttöä. Arkistoinnin ohjeiden tekemiseen kerättiin tietoa haastattelemalla henkilöitä Talvivaara Projekti Oy:ssä. Toimeksiantajalta ja haastatteluissa saatujen tietojen perusteella tehtiin ensin paperiarkistoinnin ohje. Myös sähköiseen arkistointiin tehtiin lyhyt ohje. Arkistoinnin toimivuuden perustaksi tehtiin teoreettinen yleisohje. Sen jälkeen haastateltiin aiemmin haastatellut henkilöt toistamiseen. Toisessa haastattelussa haluttiin saada mielipide ohjeista ja tietoa ohjeiden mahdollisia korjauksia tai muutoksia varten. Yritykseen tehtiin kolme erillistä arkistoinnin ohjetta, jotka muodostavat yleisohjeistuksen. Ohjeita päivitetään säännöllisesti ja paperiarkistoinnin ohje sekä sähköisen arkistoinnin ohje ovat kaikkien työntekijöiden saatavilla sähköisessä muodossa. Opinnäytetyö toteutettiin Talvivaara Projekti Oy:stä saadun toimeksiannon ja yrityksen tarpeiden mukaisesti. Arkistoinnin yleisohjeen kokonaisuus tehostanee jatkossa työntekoa osaltaan.

Talvivaara Projekti Oy, the subsidiary of Talvivaara Mining Company Ltd, was founded in 2003. The company’s Sotkamo office needed to have their documents arranged in order and to have a working archive. It was topical to create practices of how to place items in the archives and to write instructions of how the paper archives and the file archive works and to write general instructions about archives. The reference frame of this thesis consists of how to organize and create archives, of the output production and the saving of documents. Laws and regulations concerning archiving, as well as the existence of the archives institution are also included in the reference frame of this thesis. The empirical part describes the practical process from the beginning of the first interviews and writing the instructions about archiving until the last round of interviews. The purpose of this thesis was to clarify the archiving process in Talvivaara Projekti Oy and to simplify and rationalize work. To be able to write the archiving instructions, information was collected by interviewing persons in Talvivaara Projekti Oy. The first drafts of the archiving instructions were made by using the information received from the first interviews and the employer. Secondly, short instructions of how to compile electronic files were written. Finally, theoretical general instructions to support the whole archiving process were written. After completing the instructions the second round of interviews was made in order to have opinions of the instructions and information about possible needs to correct the instructions. Three separate sets of archiving instructions were made constituting the general archiving instructions of Talvivaara Projekti Oy and are being updated regularly. Both the paper format archiving and the electronic filing instructions are available to all the company employees. This thesis was completed according to the employer’s requirements and the company’s needs. The general instructions might streamline the work in the company in the future.