OSTOLASKUJEN AUTOMAATTISEN KÄSITTELYN HYÖDYNTÄMINEN: Case Osuuskauppa Suur-Savo

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on kartoittaa automaattisen laskunkäsittelyn mahdollistavan sovelluksen erilaisia käyttötapoja kauppaketjun muissa ostoreskontrayksiköissä. Tavoitteena on selvittää, kuinka automaattisen laskunkäsittelyn mahdollistavaa sovellusta hyödynnetään. Tutkimus on osa toimeksiantaja yrityksen tavoitetta tehostaa automaattisen laskunkäsittelyn hyödyntämistä lisäämällä laskuja sen piiriin. Tutkimusongelmana on, kuinka lisätä laskujen määrää automaattisen käsittelyn piirissä?

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu kahdesta pääluvusta. Ensimmäisessä osassa on tarkasteltu sähköisen taloushallinnon tulevaisuutta ja kehittymistä kohti digitaalista taloushallintoa, sekä sen tuomia mahdollisuuksia ja haasteita. Toisena osana on yksi taloushallinnon prosessi, sähköinen ostolas-kuprosessi ja sen automatisointi.

Opinnäytetyön tutkimuksellinen osuus muodostuu kvantitatiivisesta eli määrällisestä tutkimusmenetelmästä. Tutkimus toteutettiin kokonaistutkimuksena, kyselylomakkeella. Kyselylomake sisälsi pääasialli-sesti strukturoiduista kysymyksistä. Avoimia kysymyksiä käytettiin apuna tarkentamaan saatua tietoa.

Tutkimus myötä saatiin konkreettista tietoa, jota voidaan käyttää automaattisen laskunkäsittelyn kehit-tämiseen. Verkkolaskulla on suuri merkitys tavoiteltaessa mahdollisimman tehokasta automaattista laskunkäsittelyprosessia. Kehitystyön lähtökohtana tulee olla, että yritys vastaanottaa laskuja ainoastaan verkkolaskuina. Ostoreskontran työntekijän aktiivisuudella ja sitoutumisella on prosessin kehittymisen kannalta suuri merkitys, pyydettäessä laskut verkkolaskuina.

The aim of this thesis was to chart different kind of possibilities of automatic invoice processing. The main goal was to discover how the automatic invoice processing can help everyday duties. The Employer wants to increase the invoice processing, because it gives time for the employees to do other things. The research problem was how we could manage to increase this invoice processing.

The theoretical framework consists two parts. The First part includes the future and development of electronic financial administration to the digital financial future and all the possibilities and problems this change might cause. The Second chapter includes one economic process which the payment process and how to automate that chain.

The research framework part consists of qualitative research. A research was done by using questionnaire. That questionnaire mainly contain structured questions. Open questions help to focus answers if there were any problems.

At the end of this research we were able to collect all the facts that helped us to develop invoice processing. There is a huge benefit if we learn to use all the possibilities of net invoice processing. The Main goal in the future is that all the companies only take payments by using net invoice processing. We have to encourage all the employers who are working with Accounts payable that they can see all the possibilities that this net invoice processing can give to them when they are doing it daily