Sopimukset hallintaan : käsikirja Ankkurin sopimukset osioon

Abstract

Sopimuksia solmitaan päivittäin eri tilanteissa. Ne vahvistavat yhteiskunnan perustana olevaa yhteistoimintaa ja sitovat sopimuksen osapuolia noudattamaan sovittuja ehtoja. Sopimukset mielletään usein asiakirjoiksi, joissa osapuolet ovat kirjallisesti ilmaisseet tahtonsa yhteisymmärryksessä. Sopimus voi syntyä myös suullisesti, hiljaisesti tai todellisen tapahtuman kautta. Kirjallinen sopimus on kuitenkin varmin tapa todentaa mitä osapuolten välillä on sovittu. Yrityksissä sopimuksia solmitaan valtavia määriä ja niiden hallinnointi koetaan usein hankalaksi. Tietoyhteiskunnan kehittyessä myös asiakirjojen hallinta helpottuu hallinnoinnin siirtyessä yhä useammin sähköiseen järjestelmään. Turun ammattikorkeakoulu muuttui osakeyhtiöksi 1.1.2014. Ennen yhtiöittämistä koettiin tarvetta sopimushallinnan parantamiseen. AMK:hon perustettiin projektiryhmä sopimuskannan kartoittamiseksi ja toteuttamaan yhtiöittämisen edellyttämät toimenpiteet. Projektin kuluessa luotiin sähköinen asianhallintajärjestelmä Ankkuri. Ankkuri koostuu eri asiakirjastoista kuten asiat ja sopimukset. Sopimukset osion alle tallennettiin koottu sopimuskanta. Ankkuri otettiin käyttöön yhtiöittämisen myötä. Opinnäytetyö on toiminnallinen opinnäytetyö. Teoriaosuus avaa lukijalle sopimusoikeuden peruskäsitteet. Työn toinen osuus toimii asiakirjahallintajärjestelmä Ankkurin sopimukset osion käsikirjana. Tavoitteena oli luoda henkilökunnalle yhteiset toimintatavat, auttaa sopimushallinnanongelmissa sekä edesauttaa laadukasta asiakirjahallintaa myös tulevaisuudessa.

Contracts are made on a daily basis in different situations. They strengthen the co-operation the society is based on and bind the contracting parties to comply with the agreed terms. Contracts are often seen as documents where the parties have, in mutual understanding, expressed their desire in writing. The agreement may also result from an oral or, tacit agreement or by an actual event. A written agreement is, however, the most definite way to verify what has been agreed on between the parties. Numerous contracts are made in companies and the contract management is often perceive as difficult. As the information society develops, also document management becomes easier as the documents are transferred to electronic systems. Turku University of Applied Sciences became a limited company 1st of January 2014. Before turning into an independent company, a need for improvement of contract management was identified. A project group was established to map all the contracts and implement the necessary measures for the incorporation. During the project an electronic document management system called Ankkuri was built up. Ankkuri has document libraries such as decision-documents and contract-documents. The contracts were recorded under the section contract-documents. Ankkuri was introduced simultaneously with the incorporation. The present bachelor’s thesis is a functional study. The theory part explains the basis of contract law for the reader. The second part of the study is a manual for the users of the contract section of the document management system Ankkuri. The goal was to create a uniform mode of operation for the employees, to solve contract management problems, as well as to contribute to a high quality document management in the future.