Sähköinen taloushallinto ja pilvipalvelu

Abstract

Nykypäivän keksintöjä ja nopea tekniikan kehitys jatkuvasti muuttavat maailmaa ja vaikuttavat liiketoi-mintaan, teknologiaan ja talouteen. Tietokoneet pienenevät, mutta niiden teknisiä ominaisuuksia saavat enemmän ja enemmän täydellisiä ominaisuuksia. Tietotekniikan käyttö ja nopea internetyhteys tekevät helpommaksi yrityksen johto ja taloushallinto paikka ja aika huolimatta. Ennen oli tärkeää ostaa luotetta-via tietokoneita ja ohjelmia, tietojen arkistointi ja varastointi.

Nykyään riittää ostaa pienen tietokoneen, aseta internetyhteys ja allekirjoittaa sopimuksen yrityksen kanssa, joka tarjoaa pilvipalveluja. Tämä antaa mahdollisuutta huomattavasti vähentää yhtiön osto- ja huoltokuluja. Pilvipalvelu mahdollistaa myös yritysten välistä yhteistyötä ja julkisten laitosten. Veroil-moitus voidaan jättää internetin kautta sekä laskut voidaan luoda, lähettää ja maksaa sähköisesti.

Opinnäytetyöni toimeksiantaja Pirtin Kehräämö Oy on yksi suomalaisista suurimmista villan jalostajista. Tämän työni ongelmana oli selvittää erikoistuneet pilvipalveluihin yritykset, mahdollisia siirtymistapoja taloushallintoa pilvipalveluun ja laskutuksen sähköistämiseen, toteuttaa sähköisen ratkaisun menetelmä toimittajien ja asiakkaiden kanssa. Tämän varten tehtiin yhtiön laitteistojen aseman ja ohjelmiston tutkimus ja kysellään työntekijää suunnitellun innovatiivisuudesta. Sadut tiedot analysoitiin. Sen tuloksen perustella tutkittiin pilvipalvelun markkinat, tehtiin laskujen sähköistämisen ohje ja e-laskujen välittäjän ehdotus.

Opinnäytetyössäni tehdään laadullinen tutkimus, jossa tavoitteena on taloushallinnon ohjelmistojen olevista pilvipalvelussa uuden tiedon hankinta. Laadullisen tutkimukseni lähestymistapana on tapaustut-kimus, koska se keskittyy kahteen tapaukseen: tehtaan nykyinen taloushallinnon ohjelma ja sen ominai-suudet, ja toinen - verkkolaskutus ja sen lähettäminen ja vastaanotto. Lopuksi tehdään kuvaus, sillä pe-rustella opinnäytetyöni toimeksiantaja voisi poimia uudet tiedot ja tehdä oman valinnan.

Modern inventions and rapid technical development constantly change our world and have an influence on business, technology and economics. Computers become smaller while their technical characteristics become more and more perfect. The usage of information technology and internet speed up and make easier enterprise management and their finances despite the place and the time. Several years ago it was important to purchase reliable computers and programs, data filing and storage.

Nowadays all you need is to purchase a computer, set an internet access, and sign a contract with a com-pany providing cloud computing services. This will allows a considerable decrease in a company’s ex-penses on purchasing and maintenance of equipment. Cloud computing also makes possible cooperates between enterprises and public institutions. Tax declarations can be filed via it the internet, as well as invoices can be created, sent out and paid electronically.

Pirtin Kehräämö Oy, one of the biggest wool processors in Finland, is the customer for whom this study was performed. The aim of this thesis was to find out the possible ways of cloud computing implementa-tion at the enterprise and switching over to e-payments, e-invoicing and e-billing with the clients and providers. The study was performed to analyse the current equipment and program state at the enterprise. To understand the planned and potential volume of innovations the staff was interviewed. Based on the findings the cloud computing market was studied. The research of e-invoicing and e-payment implementation at the enterprise was made. The optimal provider of such services was also recommended.

In my thesis the qualitative study is used. The goal of this study is to get new information. Based on this information accounting software in cloud service is selected for the very enterprise. The qualitative study uses a random approach as 2 cases are studied out: the first one is a present accounting software and its features; the second one is the necessary actions for process implementation in e-invoicing, (sending and receiving) to purchase and sell. In a conclusion a detailed description is provided, based on it a customer can get new information, make a choice and take a decision.