Tapahtumakonseptin kehittäminen palvelumuotoilun avulla, Case Move Wellness Center

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä kehitettiin tapahtumakonsepti avoimet ovet –päivästä liikuntakeskukselle. Toimeksiantajana oli Move Wellness Center. Avoimet ovet -tapahtuman tarkoituksena oli lisätä liikuntakeskuksen tunnettuutta lähialueilla ja saada liikuntakeskukselle uusia asiakkaita. Opinnäytetyön tavoitteena oli tehdä toimiva tapahtumakonsepti, jonka avulla avoimet ovet -päivä voidaan toteuttaa onnistuneesti uudelleen.

Opinnäytetyön tietoperusta koostui tapahtuman järjestämisestä ja siihen liittyvistä alakäsitteistä. Niiden avulla luotiin teoreettinen kuva tapahtuman järjestämisen vaiheista. Lisäksi tapahtuman järjestämistä lähestyttiin tapahtumakonseptoinnin ja tapahtumamarkkinoinnin näkökulmista, koska tapahtumasta haluttiin saada vuosittain toistuva ja sillä haluttiin lisätä yrityksen näkyvyyttä.

Tapahtumakonseptin kehittämisessä käytettiin apuna palvelumuotoilua eli Service Design –mallia. Stefan Moritzin kehittämästä Service Design mallista valittiin vaiheet ymmärrä, kehitä ja toteuta. Ymmärrä vaiheessa kerättiin tietoa ja ideoita asiakaslähtöisiä menetelmiä käyttäen, sekä tutustuttiin kilpailevaan yritykseen benchmarking -menetelmän avulla. Tulosten analysoinnin pohjalta valittiin tapahtuman teema ja siihen sopiva sisältö. Luotu kokonaisuus analysoitiin kehitä -vaiheessa SWOT -menetelmän avulla. Tämän jälkeen kehitettiin konsepti, joka tuotiin toteuta -vaiheessa loppukäyttäjien testattavaksi. Konseptia muokattiin tapahtuman toteutuksesta saatujen kehitysehdotusten mukaan.

Lopullisena tuotoksena toimeksiantajalle luovutettiin valmis tapahtumakonsepti eli kirjallinen ohjeistus tapahtuman järjestämiseen. Konseptista käy ilmi onnistuneeseen tapahtumaan johtavat vaiheet suunnittelusta toteutukseen. Selkeät ohjeet auttavat Move Wellness Centerin henkilökuntaa järjestämään vastaavanlaisen tapahtuman uudelleen.

The objective of this functional thesis was to develop an event concept for an open house event for a local fitness center. This thesis was commissioned by Move Wellness Center which operates in Ymmersta, Espoo. The purpose of the concept was to help the commissioner to organize events more easily and systematically later in the future. The open house event is meant to be held yearly and the purpose of the event is to acquire new customers and reach visibility. By following the concept in planning and creating the event, it is more likely that the organizers will reach their goals.

The theoretical framework of this thesis is based on event organizing and its hyponyms; conceptualizing the event and event marketing. In order to understand what the concept contains, it was necessary to carry out the steps included in organizing the event.

The functional part of this thesis was created by using Service Design –methods. The six different categories developed by Stefan Moritz were now re-created into three; understanding, generating and realizing. Understanding was the first stage where the data was collected by using a theme interview, brainstorming and benchmarking as research methods. Related to the analyzed results, the theme and contents of the event were chosen. In the generating -stage the created content was first examined in a SWOT analysis and then the concept was developed. In the final stage, which was called realizing, the concept was tested by organizing the event. During the event, feedback from the customers was collected. According to them and to the feedback from the commissioner, the concept was modified.

The outcome of this thesis was to create an event concept which gives guidelines and instructions for organizing the open house –event. The event concept includes all the stages from planning to the event day. The documented concept gives tips and a checklist for the organizers and helps to organize a similar event again.