Sisäisen päivittäisviestinnän kehittäminen Ison Omenan Ravintolamaailmassa

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön toimeksiantaja oli Espoossa sijaitsevan kauppakeskus Ison Omenan Ravintolamaailma, joka on yksi HOK-Elanto Liiketoiminta Oy:n toimipisteistä. Työn tavoitteena oli kehittää työntekijän ja esimiehen välistä päivittäisviestintää. Työn tuotoksena koottiin toimeksiantajalle työntekijän näkemyksiin perustuva muistilista esimiehelle päivittäisviestinnän tärkeistä kohdista. Opinnäytetyön tarkoituksena oli yhdenmukaistaa esimiesten toimintatapoja päivittäisviestinnässä.

Opinnäytetyön viitekehys muodostui sisäisen viestinnän vuorovaikutusprosessin osista, toimeksiantajan näkemyksestä päivittäisviestintään sekä esimiestyön merkityksestä sisäisessä viestinnässä. Viitekehyksen avulla luotiin teoreettinen pohja kehittämisen lähtökohdaksi.

Kehittämismenetelmäksi valittiin teemahaastattelu. Haastattelu tehtiin seitsemälle Ison Omenan Ravintolamaailman työntekijälle. Haastatteluaineisto analysoitiin ja sen tuloksien pohjalta luotiin työn tuotoksena muistilista esimiehelle.

Keskeisimpinä työn tuloksina esiin nousi kasvokkain tapahtuvan viestinnän tärkeys. Päivittäis-viestinnän toivottiin olevan esimiehen ja työntekijän välillä kasvokkain tapahtuvaa. Muita viestintäkanavia, kuten ilmoitustauluja ja sähköpostia toivottiin käytettävän vain pidemmällä aikavälillä viestittäviin asioihin ja viestintään vuorojen välillä. Ilmoitustaulujen toivottiin olevan mahdollisimman selkeitä. Tämän työn kehittämisehdotukset koskevatkin ilmoitustaulujen kehittämistä. Jokaiselle osastolla tulisi olla päiväkohtainen ilmoitustaulu, johon kaikki uudet tiedot laitetaan aina samalle kohdalle. Isoja ilmoitustauluja tulee selkeyttää sekä päivittää aktiivisemmin. Työntekijöille oli tärkeää, että uusi työntekijä perehdytetään alusta asti huolellisesti ja loogisesti olemassa olevan materiaalin pohjalta. Esimieheltä toivottiin enemmän palautetta, niin positiivista kuin aktiivista alisuorituksiin puuttumista.

Työn tulokset sisäisestä päivittäisviestinnästä kiteytettiin esimiehen muistilistaksi. Muistilista sisälsi esimerkiksi lauseita: ”henkilökohtaisesti asioista keskusteleminen menee parhaiten perille – vältä passiivisia lappuja seinällä”, ”toimi itse hyvänä esimerkkinä ja luo tekemisen meininkiä” sekä ”pidä Ravintolamaailman yhteiset pelisäännöt kirkkaana mielessä ja välitä myös muiden osastojen tekemisestä”.

This thesis was a functional study carried out for Iso Omena Ravintolamaailma in Iso Omena shopping center, located in Espoo. It is one of HOK-Elanto Liiketoiminta Oy’s outlets. The main objective was to develop the daily communication between the employees and the supervisors. As a result, a checklist of the main points of the daily communication for supervisors, based on the employees’ points of views, was compiled. The purpose of this study was to standardize the practice of the daily communication of supervisors.

The framework of this thesis consisted of internal communication in the process of interaction, the commissioner´s viewpoints of daily communication and the importance of leadership in internal communication. The frame of reference was established in the theoretical section.

Theme interview was chosen as the research method. The interview was carried out with seven employees of Iso Omena Ravintolamaailma. The data was analyzed and based on the results a checklist for the supervisors was drawn up.

The most relevant outcomes of this thesis highlight the importance of face to face communi-cations. Daily communication was hoped to take place as one on one between the supervisor and employee. Other communication channels, such as notice boards and e-mail, were hoped to be used only for longer term issues and for communicating between the shifts. Bulletin boards were hoped to be as clear as possible. The development suggestions of this thesis affect the development of the bulletin board. Every department should have a day to day bulletin board, where all the new information is always placed in the same place. Large boards should be clear to read and they should be updated regularly. Employees found important that the orientation of the new employee is carried out in the most logical and thorough way with existing instructional material. More positive feedback was desired from the supervisors as well as active inference in underperformance.

The results were crystallized to a manager checklist. The checklist includes phrases such as: “Personally delivered message is the most efficient way – avoid passive notes on the wall”, “Set a good example and try to establish a positive, active attitude" and "Keep mutual rules of Ravintolamaailma clear in your mind and keep track of what other departments are doing".

Keywords: internal communication, interaction, leadership