Kassakirjanpidon prosessien kehittäminen

Abstract

Digitaalinen taloushallinto on yleistynyt ja yritykset pyrkivät kehittämään prosessejaan hyödyntämällä digitaalisuuden tuomia mahdollisuuksia, kuten ohjelmistorobotiikkaa ja tekoälyä, mutta tärkeää prosessien kehittämisessä on yhä kuitenkin se, että ne ovat tehokkaita sekä yksinkertaisia.

Tässä opinnäytetyössä oli tarkoituksena perehtyä toimeksiantaja Yritys X:n tytäryhtiö Yritys Y:n kassakirjanpidon prosesseihin ja pyrkiä löytämään niistä kehityskohteita. Kehittämistyön menetelminä hyödynnettiin havainnointia ja prosessikuvausta ja niiden avulla löydetyistä kehityskohteista pyrittiin poistamaan Lean-ajattelun mukaista hukkaa. Lean-ajattelun mukaan hukka on tekemistä, joka ei tuota arvoa asiakkaalle.

Lean-ajattelun tavoitteena on, että työ etenee virraten, eli sujuvasti. Poistamalla hukkaa prosessin virtaus paranee. Kassakirjanpidon prosesseista löytyi useita parannettavia kohteita, joista pyrittiin poistamaan hukkaa. Keinot, joilla hukkaa pyrittiin poistamaan nykyisistä prosesseista, oli esimerkiksi tekoälyn hyödyntäminen suuremmassa määrin kassakirjanpidon prosesseissa, sekä turhien työvaiheiden eliminoiminen muuttamalla tapaa, jolla prosessi tehdään.

Opinnäytetyössä luotuja kehitysehdotuksia ei ole vielä otettu käyttöön Yritys X:ssä, joten tuloksia kehitysehdotusten tehokkuudesta ei ole. Tarkoituksena oli ainoastaan nostaa esille parannettavaa nykyisistä prosesseista, jotta tulevaisuudessa näihin löydettyihin Lean-ajattelun mukaisiin hukkiin voidaan puuttua.

Digitalized financial administration is more common than before, and companies are trying to improve their processes by utilizing the opportunities offered by digitalization, such as robotic process automation (RPA) and artificial intelligence, but it is still important to develop processes to the point that they are efficient and simple to execute.

The main goal of the thesis was to get to know the client’s cash accounting processes in depth and find areas in the processes to develop utilizing Lean thinking. The methods used in the development work were observation and process blueprinting, and the aim was to eliminate waste in the processes in accordance with Lean thinking. In Lean thinking, waste is defined as an action that does not add any value to the customer.

The aim of Lean thinking is that work should flow smoothly. By removing waste from processes, the flow improves. Several wastes were found in the cash accounting processes, which were eliminated in the process development proposals. The ways to eliminate waste from existing processes were first to make greater use of artificial intelligence in cash accounting processes, and secondly to eliminate unnecessary steps by changing the way the process is done.

The development proposals created in this thesis have not yet been implemented in the client company, so there are no results on the effectiveness of the development proposals. The purpose was only to highlight areas for improvement in current processes so that these identified Lean-related wastes can be addressed in the future.