Selvitys Kelan etuusratkaisutyössä käytettävien paperiasiakirjojen perusteista sekä paperittomuuden mahdollisuudet

Abstract

Digitalisaatio ja palveluiden sähköistyminen saavuttavat myös viranomaistoiminnan ja määräävät uutta suuntaa palveluiden tarpeelle. Tässä työssä on selvitetty paperittoman asioinnin mahdollisuuksia Kelassa sekä hankittu koostettua tietoa paperiasioinnin nykytilasta. Työssä on etsitty syitä sille, miksi paperiasiakirjoja edelleen saapuu ja onko olemassa sellaisia perusteita, jotka välttämättömästi tätä edellyttävät. Työn tavoitteena on ollut löytää etuusratkaisutyössä käytettävistä asiakirjoista ne, joiden pyytämiselle paperisena on laista johdettavissa perusteltu ja välttämätön syy.

Työ on toteutettu empiirisenä oikeustutkimuksena käyttäen osittain kvalitatiivisia, eli laadullisia menetelmiä sekä osittain kvantitatiivisia, eli määrällisiä menetelmiä. Työssä on toteutettu Kelan sisällä kyselytutkimus verkkolomakehaastatteluna, jolla on kerätty tutkimuksessa tarvittava aineisto. Työn lähteinä on käytetty lainsäädäntöä, oikeuskirjallisuutta, lainvalmisteluaineistoa sekä aihetta tukevia verkkolähteitä. Työtä varten on hankittu tutkimuslupa Kelan tutkimusosastolta, jonka kanssa kysely on toteutettu yhteistyössä.

Työn tuloksena on saatu selville välttämättömästi paperisena pyydettävät etuusratkaisutyön asiakirjat sekä selkeä kuva paperittomuuden mahdollisuuksista ja sen vaatimista kehitystoimenpiteistä Kelan sisällä. Tehdyn tutkimuksen perusteella täysin paperiton asiointi voitiin todeta toistaiseksi mahdottomaksi. Työn lopputuloksena saatiin toimeksiantajan tietoon arvokasta hiljaista tietoa Kelan sisältä sekä ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi kohti paperittomampaa asiointia.

Digitalisation and the electrification of services also reach public authorities and set a new direction for the need for services. In this work, the possibilities of paperless ser vices have been studied in Kela and aggregated information on the current state of paper processing has been obtained. The work has looked for reasons why paper documents continue to arrive and whether there are grounds for this which are necessary. The goal of the work has been to find among the documents used in benefit settlement work those for which there is a justified and necessary reason derivable from the law for requesting them in paper form.

The work has been carried out as an empirical judicial study using partly qualitative and partly quantitative methods. In the work, a survey has been conducted within Kela as an online questionnaire interview to collect the material needed for the survey. The sources of the work have been legislation, legal literature, drafting material and online sources supporting the subject. A research permit has been obtained for the work from the Kela Research Department, with which the survey has been carried out in cooperation.

As a result of the work, the documents of the benefit settlement work, which are necessarily requested in paper form, have been found as well as a clear picture of the possibilities of going paperless and the development measures it requires within Kela. Based on the research done, completely paperless transactions could be found to be impossible for the time being. As a result of the work, Kela was informed with valuable tacit information from within, as well as suggestions for developing operations towards more paperless transactions.