Microsoft Office SharePoint Server 2007; Dokumentinhallinnan käyttöönotto

Abstract

Digitaalisessa muodossa olevien dokumenttien määrä yrityksissä ja organisaatioissa kasvaa koko ajan. Ongelmaksi on muodostunut mm. näiden dokumenttien sisällön ja prosessien hallinta. Lisäksi erilaiset työryhmät tarvitsevat sähköisiä työtiloja, joissa dokumentteja on helppo käsitellä. Microsoft Office SharePoint Server 2007 on yksi vaihtoehto yritysten dokumentinhallintaan.

Tämän insinöörityön tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa Microsoft Office Share-Point Server 2007 -dokumentinhallinnan käyttöönotto Kuopion yliopistollisen sairaalan Atk- ja lääketieteellisen tekniikan yksikössä. Kohdealueeksi valittiin sopimusten hallinta. Työn painopisteenä oli dokumentinhallinnan määrittely ja projektinhallinta. Tavoitteena oli myös kartoittaa SharePointin tarjoamat ominaisuudet dokumentinhallintaan ja opetella sen käyttöä.

Projektin yhteistyökumppanina oli Digia Oy, koska toimeksiantajalla ei ollut aikaisempaa kokemusta kyseisestä ohjelmistosta. Projekti haluttiin toteuttaa siten, että toimek-siantajalla on mahdollisuus jatkossa kehittää dokumentinhallintaa omatoimisesti. Työssä tutustuttiin kohteena olevaan järjestelmään kirjallisuuden, kurssien ja Internetistä saatavan aineiston avulla.

Työn tuloksena Microsoft Office SharePoint Server 2007 otettiin käyttöön sopimusten hallinnan työkaluna ja yhteiset pelisäännöt sopimusdokumenttien käsittelylle saatiin sovittua.

Companies and organisations have a lot of digital documents and their amount is constantly increasing. Because of this content management and document processes have turned to be a big problem. In addition, working groups have a need for electronic workspaces, where they can manage documents easily. Microsoft Office SharePoint Server 2007 is quite a good alternative to manage these documents. The aim of this final year project was to plan and implement Microsoft Office SharePoint 2007 system at Kuopio University Hospital, Computing and Medical Technology Division. Agreement management was chosen as a target area for this project. The emphasis of this project was on the definition of content management and project management. Another goal of this final year project was to study these features and how to utilise them. Digia was chosen as a partner for this project because the commissioner did not have enough experience of this application. The purpose was to realise this project in such a way that the commissioner will be able to independently develop document content management in the future. Relevant literature, the Internet and course materials were studied to get background information of the system. The outcome of this project was that Microsoft Office SharePoint Server 2007 was introduced as the management tool for agreements and common rules for agreement management were agreed.