Sisäisen projektiviestinnän kehittäminen asiantuntijayrityksessä
Parviainen, Niina (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303284271
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303284271
Tiivistelmä
Teknologiakehityksen myötä työtavat ja -välineet, toimenkuvat ja ympäröivä maailma ovat muuttuneet viimeisimpien vuosien aikana. Muuttuva maailma on luonut haasteita asiantuntijatyölle ja sen laadukkaalle toteuttamiselle. Viestinnän merkitys ja sen oikeellisuus on korostunut huomattavasti. Viestinnästä puhutaan paljon ja se tunnistetaan merkittäväksi tekijäksi projektien onnistumisen kannalta. Harvoin kuitenkaan tunnistetaan viestinnän kaikkia muotoja ja toiminnallisuuksia. Jatkuvan kehityksen myötä törmätään uudenlaisiin ongelmiin, kun vanhat toimintatavat koetaan toimimattomiksi. Tämän takia on kehitettävä uusia toimintatapoja varmistaakseen tiedonkulku läpi projektien. Uutena työkaluna sisäiselle projektiviestinnälle laaditaan viestintäsuunnitelmapohja.
Ensimmäisenä osana toteutettiin taustatietojen kartoitus. Tämä tarkoittaa sitä, että haluttiin selvittää viestinnän tämänhetkinen tilanne hyödyksi käyttäen kyselyitä, haastatteluita, vertailuanalyysiä (benchmarking) sekä reklamaatioanalyysiä. Näiden menetelmien avulla analysoitiin sisäisen viestinnän nykytila ja sitä pidettiin pohjana viestintäsuunnitelmalle. Taustatietojen pohjalta laadittiin projektiviestintäkysely, jonka tarkoituksena oli kartoittaa nykyisen projektiviestinnän vahvuudet ja heikkoudet. Viestintäsuunnitelmapohja laadittiin näiden tutkimuksien pohjalta. Suunnitelman tarkoituksena on toimia selkeyttävänä tekijänä projektien viestinnälle tehostaen samalla projektitoimintaa.
Saadut tulokset olivat oletettavissa, koska aikaisemmin sisäiseen projektiviestintään ei ole kiinnitetty paljoa huomiota sekä koulutukset ovat olleet vähäiset. Yleistäen ongelmakohdat keskittyivät viestinnän suunnittelemattomuuteen, tiedonkulun heikkouteen, turhan tiedon määrään sekä puutteisiin projektinhoidossa ja hallinnassa.
Viestintäsuunnitelma tulee todennäköisesti parantamaan projektiviestintää, mutta sen vaikutukset pystytään näkemään, muutaman vuoden viiveellä. Tuloksien pohjalta voidaan todeta, että jokainen tutkittu toiminta-alue kaipaa kehitystä ja parannusta. Varsinkin projektihoitotoimiin ja ohjeistuksien noudattamiseen on kiinnitettävä huomiota. Järjestelmällisen kehityksen toimesta, viestintätoimia voidaan parantaa runsaasti.
Ensimmäisenä osana toteutettiin taustatietojen kartoitus. Tämä tarkoittaa sitä, että haluttiin selvittää viestinnän tämänhetkinen tilanne hyödyksi käyttäen kyselyitä, haastatteluita, vertailuanalyysiä (benchmarking) sekä reklamaatioanalyysiä. Näiden menetelmien avulla analysoitiin sisäisen viestinnän nykytila ja sitä pidettiin pohjana viestintäsuunnitelmalle. Taustatietojen pohjalta laadittiin projektiviestintäkysely, jonka tarkoituksena oli kartoittaa nykyisen projektiviestinnän vahvuudet ja heikkoudet. Viestintäsuunnitelmapohja laadittiin näiden tutkimuksien pohjalta. Suunnitelman tarkoituksena on toimia selkeyttävänä tekijänä projektien viestinnälle tehostaen samalla projektitoimintaa.
Saadut tulokset olivat oletettavissa, koska aikaisemmin sisäiseen projektiviestintään ei ole kiinnitetty paljoa huomiota sekä koulutukset ovat olleet vähäiset. Yleistäen ongelmakohdat keskittyivät viestinnän suunnittelemattomuuteen, tiedonkulun heikkouteen, turhan tiedon määrään sekä puutteisiin projektinhoidossa ja hallinnassa.
Viestintäsuunnitelma tulee todennäköisesti parantamaan projektiviestintää, mutta sen vaikutukset pystytään näkemään, muutaman vuoden viiveellä. Tuloksien pohjalta voidaan todeta, että jokainen tutkittu toiminta-alue kaipaa kehitystä ja parannusta. Varsinkin projektihoitotoimiin ja ohjeistuksien noudattamiseen on kiinnitettävä huomiota. Järjestelmällisen kehityksen toimesta, viestintätoimia voidaan parantaa runsaasti.