Toiminnanohjauksen kehittäminen kiinteistöjen ylläpitoalalla

Abstract

Kirjoittaja on työskennellyt Puolustuskiinteistöt liikelaitoksen Rovaniemen paikallisyksikössä kiinteistönhuoltopäällikkönä. Puolustuskiinteistöt on osa Senaatti-konsernia ja suorittaa kiinteistönpitoa ja tuottaa erilaisia tilapalveluita alueellisesti ja keskitetysti valtion omistamiin Puolustusvoimien hallinnoimiin kiinteistöihin. Paikallisyksikkö toteuttaa sille annettuja tehtäviä sopimuksien ja saamansa ohjauksen mukaisesti. Paikallisyksikkö on organisoitunut toimialoittain ja toteuttaa pääasiassa ylläpitopalveluja. Työskennellessään yksikössä kirjoittaja on huomannut epäselvyyttä ja tehottomuutta toiminnassa. Esiintyviä haasteita ja tehottomuutta alettiin tutkia tarkemmin ja aihepiiriksi valittiin toiminnanohjaus ja sen tehokkuus.

Toiminnanohjauksen tehottomuuteen ja epäselvyyteen etsittiin tapaustutkimuksen mukaisesti kehittämisehdotuksia. Tutkimusmenetelmiksi määriteltiin haastattelut ja vertaileva tutkimus. Haastattelut olivat sopiva menetelmä, koska aihepiiriä ei tunnettu riittävän hyvin. Haastattelukysymykset valittiin teoriatiedon mukaan siten, ettei haastattelua rajattu tai ohjattu tahattomasti. Haastattelemalla kolmea paikallisyksikön henkilöä, joiden merkitys toiminnanohjaukseen oli merkittävä, saatiin lisätietoa aiheesta, haasteita, kehittämisehdotuksia ja hyviä toimintamalleja. Haastattelut äänitettiin, litteroitiin ja aineistoista etsittiin yhtäläisyyksiä. Vertaileva tutkimus suoritettiin vertaamalla paikallisyksikön toimintaa Senaatti-konsernin toimintamalleihin, ohjeisiin ja prosesseihin sekä ulkopuolisesta lähdemateriaalista tuotettuun aineistoon. Aineistot koottiin nähtäville ja niistä etsittiin yhtäläisyyksiä, eroavaisuuksia ja muualla toimivia toimintamalleja, joita voitiin soveltaa kohdeyrityksen toimintaan.

Haastatteluissa tuli esiin useita tehottomuuteen ja haasteisiin vaikuttavia asioita, joista tärkeimpiä olivat toistuvien työtehtävien kuvaaminen ja paikallisyksikön yhteisten alatason prosessien puuttuminen sekä tärkeimpien ohjaustilanteiden puuttuminen ja olemassa olevien epäselvyys. Vertailevan tutkimuksen avulla huomattiin toimitusketjun- ja varastonhallinnan puuttuminen kokonaan, ohjeiden ja toimintatapojen jalkauttamisen vaikeus sekä liikelaitosten väliset erot palveluntuotannossa ja sen vaikutus prosessien toteuttamiseen. Tulosten pohjalta kehittämisehdotuksiksi määriteltiin tehtäväkohtaisten vuosikellojen määrittely, puuttuvien prosessien kuvaaminen, ohjauksen ja seurannan luominen, tärkeimpien ohjaustilanteiden tunnistaminen ja niiden selkeyttäminen yhteisesti sovituilla toimintamalleilla sekä kriittisyysluokittelun tekeminen merkittävimpiin kohteisiin ja toimitusketju- ja varastonhallinnan luominen.