Ostoreskontrat rahastoihin –projekti, toteutus ja arviointi
Pirkola, Johanna (2014)
Pirkola, Johanna
Laurea-ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402202466
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201402202466
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Kansaneläkelaitokselle (Kela). Opinnäytetyön aiheena oli Kelan sisäinen Ostoreskontrat rahastoihin –projekti ja sen arviointi. Opinnäytetyö tehtiin toiminnallisessa muodossa, koska tekijä osallistui itse projektiin ja näin ollen pääsi havainnoimaan projektia alusta loppuun. Opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa raportti, joka sisältää arvioinnin projektin onnistumisesta. Tavoitteena oli tuoda esille, mitä projekteissa voisi tulevaisuudessa tehdä toisin ja mikä toimintatapa todettiin hyväksi.
Ostoreskontrat rahastoihin –projekti oli Kelassa helmikuussa 2013 käynnistynyt ja tammikuussa 2014 päättynyt projekti, jonka tavoitteena oli määritellä ja toteuttaa ostoreskontrat Kelan neljään rahastoon. Nämä rahastot ovat Sairausvakuutusrahasto (Sava), Sosiaaliturvan yleisrahasto (STY), Palvelurahasto (Para) sekä Eläkevastuurahasto (Elva). Tavoitteena oli toteutettavien ostoreskontrien avulla vähentää velka-saatava –kirjauksia eri rahastojen välillä. Ostoreskontrien myötä laskujen kirjausprosessi lyheni ja laskujen raportointi sekä seuranta helpottuivat. Projekti mahdollisti keväällä 2014 käyttöönotettavan uuden sähköisen ostolaskujen kierrätysjärjestelmän käyttöönoton rahastoissa.
Opinnäytetyössä kuvattiin projektiin olennaisesti liittyvän nykyisen ostoreskontran prosessit, joita olivat toimittajarekisterin ylläpito, ostolaskujen saapuminen järjestelmään, paperisten ja sähköisten ostolaskujen käsittely sekä maksatus. Lisäksi opinnäytetyössä kerrottiin projektista yleisesti ja siihen liittyvistä vaiheista sekä projektin arvioimisesta ja edellytyksistä projektissa onnistumiseen.
Projektin onnistumista arvioitiin haastattelujen ja sähköpostikyselyjen avulla sekä tekijän omien havaintojen perusteella. Projekti oli onnistunut, koska asetettuihin tavoitteisiin päästiin suunnitellun aikataulun mukaisesti. Ostoreskontrat otettiin käyttöön joulukuussa 2013 ja ne ovat toimineet niin kuin pitääkin. Vaikka projekti pääpiirteittäin onnistuikin, koettiin projektissa olleen muutamia haastavia tilanteita. Nämä tilanteet liittyivät aikataulua kiristänei-siin määrittelystä unohtuneisiin kohtiin, ja järjestelmiin toteutettavien muutosten kanssa samaan aikaan olleeseen SAP- toiminnanohjausjärjestelmän versionvaihtoon. Lisäksi työmäärä-tuntien arviointi koettiin haasteelliseksi, ja arvio työmäärätunneista alittuikin yli puolella suunnitellusta.
Ostoreskontrat rahastoihin –projekti oli Kelassa helmikuussa 2013 käynnistynyt ja tammikuussa 2014 päättynyt projekti, jonka tavoitteena oli määritellä ja toteuttaa ostoreskontrat Kelan neljään rahastoon. Nämä rahastot ovat Sairausvakuutusrahasto (Sava), Sosiaaliturvan yleisrahasto (STY), Palvelurahasto (Para) sekä Eläkevastuurahasto (Elva). Tavoitteena oli toteutettavien ostoreskontrien avulla vähentää velka-saatava –kirjauksia eri rahastojen välillä. Ostoreskontrien myötä laskujen kirjausprosessi lyheni ja laskujen raportointi sekä seuranta helpottuivat. Projekti mahdollisti keväällä 2014 käyttöönotettavan uuden sähköisen ostolaskujen kierrätysjärjestelmän käyttöönoton rahastoissa.
Opinnäytetyössä kuvattiin projektiin olennaisesti liittyvän nykyisen ostoreskontran prosessit, joita olivat toimittajarekisterin ylläpito, ostolaskujen saapuminen järjestelmään, paperisten ja sähköisten ostolaskujen käsittely sekä maksatus. Lisäksi opinnäytetyössä kerrottiin projektista yleisesti ja siihen liittyvistä vaiheista sekä projektin arvioimisesta ja edellytyksistä projektissa onnistumiseen.
Projektin onnistumista arvioitiin haastattelujen ja sähköpostikyselyjen avulla sekä tekijän omien havaintojen perusteella. Projekti oli onnistunut, koska asetettuihin tavoitteisiin päästiin suunnitellun aikataulun mukaisesti. Ostoreskontrat otettiin käyttöön joulukuussa 2013 ja ne ovat toimineet niin kuin pitääkin. Vaikka projekti pääpiirteittäin onnistuikin, koettiin projektissa olleen muutamia haastavia tilanteita. Nämä tilanteet liittyivät aikataulua kiristänei-siin määrittelystä unohtuneisiin kohtiin, ja järjestelmiin toteutettavien muutosten kanssa samaan aikaan olleeseen SAP- toiminnanohjausjärjestelmän versionvaihtoon. Lisäksi työmäärä-tuntien arviointi koettiin haasteelliseksi, ja arvio työmäärätunneista alittuikin yli puolella suunnitellusta.