Business Process Automation with iBPM
Nylund, Sofia (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060220708
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060220708
Tiivistelmä
The purpose of this research was to find out how the case company can improve and automate business processes with the help of intelligent Business Process Management (iBPM) technology. In addition to this to find out the advantages and disadvantages of the automated case study to gain an understanding of why resources are needed for automation projects.
In order to evaluate the first automated business case with iBPM, qualitative research was conducted in the form of focus group interviews. These included members of the process owner core team, process automation lead and developer as well as key users of the case study to provide a more holistic view. During the focus groups, guidelines, best practices and challenges that resulted from the learnings from the case study were identified. Additionally, the advantages and disadvantages of iBPM automation were identified to gain a wide understanding of the added value automated business processes provide to the case company.
Next to that, the research found that processes that need technical implementation can use the practical framework by Freund and Rücker (2019) to align business and IT in a BPMN (Business Process Model and Notation) process model to prepare the implementation of the process flow in an execution engine. Furthermore, the five steps by Dumas et al. (2018) were taken into account to convert a conceptual process model into an executable one using the BPMN language.
The conclusion indicates that the Camunda BPM lifecycle can be utilized to recognize the stages needed for process automation and the findings from the research increased the value for the case company when compared with the development process of the case study.
Finally, six recommendations for the case company were given. These regards effective communication, increase understanding of iBPM automation, utilize the Camunda BPMN framework, complement modeling tool with a new feature, encourage learning of the BPMN standard and recognize demand for software developers. Syftet med detta examensarbete var att undersöka hur fallföretaget kan förbättra och automatisera affärsprocesser med hjälp intelligent affärsprocesshanteringsteknologi (iBPM). Utöver detta undersöktes även fördelar och nackdelar med den automatiserade fallstudien för att få en förståelse till varför resurser behövs för automationsprojekt vid fallföretaget.
Tillvägagångsättet för metodiken var att använda kvalitativa undersökningsmetoder i form av fokusgruppsintervjuer för att utvärdera den första automatiserade affärsprocesser med iBPM i fallföretaget. Dessa inkluderade medlemmar i de ledande processägare, processautomationsansvarig och utvecklare samt huvudanvändare av fallstudien för att få en helhetsbild av utvecklingsprocessen.
Under fokusgrupperna identifierades riktlinjer, bästa praxis och utmaningar som härrör från lärdomarna från fallstudien. Dessutom hittades både fördelar och nackdelar med iBPMautomatisering för att få en bred förståelse för det mervärde automatiserade affärsprocesser ger fallföretaget.
Utöver det fann forskningen att processer som behöver teknisk implementering kan använda det praktiska ramverket av Freund och Rücker (2019) för att anpassa affärs- och IT-samarbetet i en BPMN (Business Process Model och Notation) processmodell. Detta för att förbereda implementeringen av processflödet i en automationsmotor. Vidare beaktades de fem stegen av Dumas et al. (2018) för att konvertera en konceptuell processmodell till en körbar modell med hjälp av BPMN standarden.
Slutsatsen tyder på att Camunda BPM-livscykeln kan användas för att identifiera de steg som behövs för processautomatisering och resultatet från forskningen ökar värdet för fallföretaget när det jämfördes med utvecklingsprocessen från fallstudien.
Slutligen gavs sex rekommendationer till fallföretaget. Dessa gäller effektiv kommunikation, ökad förståelse kring iBPM-automation, utnyttja Camunda BPMN-ramverket, komplettera modelleringsverktyget med en ny funktion, uppmuntra inlärning av BPMN-standarden och erkänna efterfrågan på mjukvaruutvecklare.
In order to evaluate the first automated business case with iBPM, qualitative research was conducted in the form of focus group interviews. These included members of the process owner core team, process automation lead and developer as well as key users of the case study to provide a more holistic view. During the focus groups, guidelines, best practices and challenges that resulted from the learnings from the case study were identified. Additionally, the advantages and disadvantages of iBPM automation were identified to gain a wide understanding of the added value automated business processes provide to the case company.
Next to that, the research found that processes that need technical implementation can use the practical framework by Freund and Rücker (2019) to align business and IT in a BPMN (Business Process Model and Notation) process model to prepare the implementation of the process flow in an execution engine. Furthermore, the five steps by Dumas et al. (2018) were taken into account to convert a conceptual process model into an executable one using the BPMN language.
The conclusion indicates that the Camunda BPM lifecycle can be utilized to recognize the stages needed for process automation and the findings from the research increased the value for the case company when compared with the development process of the case study.
Finally, six recommendations for the case company were given. These regards effective communication, increase understanding of iBPM automation, utilize the Camunda BPMN framework, complement modeling tool with a new feature, encourage learning of the BPMN standard and recognize demand for software developers.
Tillvägagångsättet för metodiken var att använda kvalitativa undersökningsmetoder i form av fokusgruppsintervjuer för att utvärdera den första automatiserade affärsprocesser med iBPM i fallföretaget. Dessa inkluderade medlemmar i de ledande processägare, processautomationsansvarig och utvecklare samt huvudanvändare av fallstudien för att få en helhetsbild av utvecklingsprocessen.
Under fokusgrupperna identifierades riktlinjer, bästa praxis och utmaningar som härrör från lärdomarna från fallstudien. Dessutom hittades både fördelar och nackdelar med iBPMautomatisering för att få en bred förståelse för det mervärde automatiserade affärsprocesser ger fallföretaget.
Utöver det fann forskningen att processer som behöver teknisk implementering kan använda det praktiska ramverket av Freund och Rücker (2019) för att anpassa affärs- och IT-samarbetet i en BPMN (Business Process Model och Notation) processmodell. Detta för att förbereda implementeringen av processflödet i en automationsmotor. Vidare beaktades de fem stegen av Dumas et al. (2018) för att konvertera en konceptuell processmodell till en körbar modell med hjälp av BPMN standarden.
Slutsatsen tyder på att Camunda BPM-livscykeln kan användas för att identifiera de steg som behövs för processautomatisering och resultatet från forskningen ökar värdet för fallföretaget när det jämfördes med utvecklingsprocessen från fallstudien.
Slutligen gavs sex rekommendationer till fallföretaget. Dessa gäller effektiv kommunikation, ökad förståelse kring iBPM-automation, utnyttja Camunda BPMN-ramverket, komplettera modelleringsverktyget med en ny funktion, uppmuntra inlärning av BPMN-standarden och erkänna efterfrågan på mjukvaruutvecklare.