Yritysten siirtyminen sähköiseen laskutukseen

Abstract

Sähköinen laskutus on yleistynyt viime vuosien aikana ja se on käytössä tänä päivänä suurimmalla osalla yrityksistä. Paperilaskuja käytetään entistä vä-hemmän ja sen seurauksena yritykset joutuvat muuttamaan toimintatapojaan paperisen laskutusmuodon vaihtuessa sähköiseen.

Opinnäytetyöni tavoitteena on selvittää, millainen prosessi yrityksen tulee käydä läpi ottaessaan käyttöön sähköisen laskutuksen. Selvitän muun muas-sa siirtymisprosessin kustannuksia, siihen kuluvaa aikaa, vaadittavia toimenpiteitä sekä syitä, miksi laskutus on otettu käyttöön. Tuon esille myös syitä, miksi joissain yrityksissä se ei ole vielä käytössä.

Tutkimusmenetelmänä on puhelimitse tai kasvokkain tapahtuva henkilökoh-tainen haastattelu. Tämän lisäksi käytän tutkimuksen aineistona sähköiseen laskutukseen perustuvaa kirjallisuutta, aiheeseen liittyviä artikkeleita, tilastokeskuksen tutkimustietoa sekä pankkien sivuilta löytyviä selvityksiä sähköi-sen laskutuksen kustannuksista.

Sähköinen laskutus otettiin käyttöön monessa yrityksessä etenkin sen help-pouden ja nopeuden ansiosta. Pienyritykset, jotka eivät olleet ottaneet käyt-töönsä sähköistä laskutusta, kokivat nykyisen laskutusmenetelmän turvalli-sempana tapana laskuttaa asiakkaitaan. Säästöjä tuli suurimmaksi osaksi ajankäytöstä, eikä niinkään rahasta. Monet yritykset eivät osanneet sanoa tarkkaa summaa, paljonko sähköiseen laskutukseen siirtyminen vei rahaa, mutta erään yrityksen kokonaisarvio oli 50 000 euroa. Yrityksen ottaessa käyttöön uudenlainen laskutusjärjestelmä, se vaati ensisijaisesti käytännön-läheistä harjoittelua järjestelmän opettelemiseen.

Electronic billing has become more common in recent years and it is in use today for most companies. Paper invoices are used less and less, and as a result, companies are forced to change their behavior when a paper billing format is changed into electronic format.

The research problem is; what is transition to e-invoicing from the point of companies’? The aim of the thesis is to find out what kind of process the company will go through when implementing e-invoicing. My research explains the price of the transition, the time for it, what measures are required, as well as the reasons why the billing is enabled. Thesis also explains the reasons why it is not yet used by all companies.

The research has been done by telephone or face to face personal interview. Research material consists of the e-invoicing literature, related articles, statistics and reports of electronic invoicing costs.

Electronic billing was introduced in many companies, especially for its ease and speed. Small businesses that did not have access to e-invoicing, felt that the current billing method to be safer to charge their customers. The savings came from the time spent for the most part, not so much the money. Many companies do not know the exact amount of how much they spent money to the transition to e-invoicing. One of the company's estimated that the price was 50 000 euro. A new billing system demanded primarily practical training.