Sähköisen huoltokirjan tila NCC Rakennus Oy:n Talonrakennus-yksikön kohteissa vuosina 2009-2014

Abstract

Kiinteistönhuolto on tärkeä osa rakennuksen säilyvyyttä. Osana kiinteistönhuoltoa on huoltokirja, joka tuli pakolliseksi kaikille vuoden 2000 jälkeen rakennetuille kiinteistöille. Maankäyttö- ja rakennuslain 153 § mukaan kiinteistöä ei saa ottaa käyttöön, ennen kuin se on loppukatselmuksessa hyväksytty. Jotta Loppukatselmusta voi hakea, tulee kiinteistön käyttö- ja huolto-ohjeen, eli huoltokirjan, olla riittävässä laajuudessa luovutusvalmiina kiinteistön omistajalle. Oikeaoppisen ja laadukkaan huoltokirjan avulla varmistetaan kiinteistön kustannustehokas elinkaari. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia ja selvittää, kuinka oikeaoppisesti ja laadukkaasti neljässä NCC Rakennus Oy:n talonrakennus-yksikön kohteessa sähköiset huoltokirjat ovat koottu, ja kuinka hyvin niitä on noudatettu. Opinnäytetyössä tarkasteltiin jokaisen kohteen sähköisiä huoltokirjoja, niiden toimivuutta ja ongelmakohtia, sekä haastattelujen avulla huoltokirjojen kokoamiseen ja noudattamiseen liittyviä ongelmia ja kehityskohteita. Lisäksi opinnäytetyössä selvitetään, mitä oikeaoppinen ja laadukas huoltokirja tarkoittaa.

Opinnäytetyön tekemisen kannalta tärkeimpinä tiedonhankkimismenetelminä olivat huoltokirjatutkimus sekä haastattelututkimus. Huoltokirjatutkimus toteutettiin perehtymällä neljän valikoidun NCC:n talonrakennus-yksikön kohteen sähköisiin huoltokirjoihin. Huoltokirjoista tarkistettiin esimerkiksi ilmoitus- ja tehtäväosioiden paikkansapitävyys, huoltohistoria, sekä tehtävälista. Huoltokirjatutkimuksen perusteella saatiin yleiskäsitys siitä, miten huoltokirjoja oikeasti seurataan ja täytetään. Haastattelututkimuksen tarkoituksena oli löytää käytännön esimerkkejä huoltokirjan kokoamiseen, noudattamiseen ja valvomiseen liittyvistä tekijöistä. Haastattelujen avulla pyrittiin myös löytämään ratkaisuja mahdollisiin ongelmakohtiin, sekä kehitysehdotuksia huoltokirjan käyttöön. Haastateltavia oli yhteensä yhdeksän (9), joista kahdeksan oli NCC:n työntekijöitä, ja yksi Granlund Manager-yrityksestä. Kuuden haastateltavan kanssa haastattelut käytiin vapaamuotoisena keskusteluna, kahden kanssa sähköpostikeskusteluna, sekä yhden kanssa puhelimitse. Tukena haastatteluille oli kysymysrunko, johon haastatellut olivat voineet perehtyä etukäteen.

Työn tärkeimpinä tuloksina oikeaoppisen ja laadukkaan huoltokirjan toteuttamisen kannalta olivat kunnollinen pohjatyö, riskien tunnistus sekä niihin varattu riittävä aika huoltokirjojen koontivaiheessa, sekä huoltokirjan seuraamisen aktiivinen valvonta. Edellä mainitut asiat mahdollistavat myös kiinteistön ja sen teknisten laitteiden suunnitellut taloudelliset pitoajat, sekä kiinteistön kustannustehokkaan elinkaaren. Opinnäytetyön tulosten avulla NCC Rakennus Oy voi keskittää resurssinsa tehokkaammin keskittymällä enemmän huoltohenkilöstön ja huollon seuraamisen valvontaan, sekä oikeanlaisen tiedon keräämisen huoltokirjan koontivaiheessa.

The aim of this thesis was to define how property’s web based building service manuals have been done and followed by contractors in NCC Construction Ltd.’s projects. NCC was also the commissioner of this thesis.

This thesis aims to define and describe the tools in order to avoid poor service and maintenance in NCC Construction Ltd.’s construction projects. In addition, it aims to find best practices how to follow and implement property’s service manual. The thesis subject evolved from the real life issues NCC has faced earlier concerning its properties’ service and maintenance. These issues mentioned occurred in Business Park A-project where service and maintenance contractor started its’ duties five months after the construction project was finished instead starting immediately. Therefore, with this thesis the Company wanted to research the topic in order to develop their future functions. In this thesis, the problems of the service and maintenance in the Business Park A and selection of other projects were studied.

The main study methods of this study were the interviews and investigation of projects’ web based building service manuals. The interviews were made in the NCC head office for nine (9) professionals who were involved in service manual-projects. Eight (8) of professionals were NCC employees and one (1) was a service and maintenancecoordinator from service and maintenance company Granlund Manager. The purpose of the interviews was to describe main problems of using the service and maintance manual and also provide solutions to these problems.

The web based building service manuals of four projects were investigated in this study. Aim of the investigation was to define common factors in projects web based building service manuals and also how the service and maintenance was conducted done in practice in these projects. The data was analyzed and conclusions of this study were drawn based on results and findings of the interviews and investigation of web based building service manuals.

Main findings of this study for the appropriate propertys’ service and maintenance were 1) correct project research (to find all special gadgets and things in building and adding them to service manual), 2) proper risk analysis (and resourcing enough time for making risk analysis) and 3) proper control and follow-up of propertys’ service and maintenance made by property’s owners and head-contractors.