Hallintosihteerien siirtyminen tiimityöhön : toimintamalli kasvun ja oppimisen palvelualueelle

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona Kuopion kaupungin kasvun ja oppimisen palvelualueen hallintosihteerien siirtymisestä tiimityömalliin. Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli tuottaa toimintamalli tiimityöhän siirtymisprosessista huomioiden työyhteisön tarpeet ja nykytilanne. Tutkimuskysymyksenä oli, miten siirrytään tehokkaaseen ja toimivaan tiimityömalliin toiminnan tehostamisen, työntekijöiden työhyvinvoinnin ja yhteistyön kehittämisen näkökulmista.

Opinnäytetyön teoreettisessa osuudessa käsiteltiin tiimin perustamisen vaiheita, tehokkaan tiimityöskentelyn hyötyjä, tiimityöskentelytaitoja sekä tiimityötä työhyvinvoinnin näkökulmasta sekä tiimityöskentelyn erityispiirteitä ja johtamista hybridityömallissa.

Empiirinen osuus koostui hallintosihteereille kohdistetuista kyselystä sekä teemahaastatteluista. Empiirisen osuuden tavoitteena oli saada käytännön tietoa hallintosihteerien työskentelyn toimivuudesta ja työssä jaksamisesta nykytoimintamallissa sekä heidän toiveistaan ja näkemyksistään tiimityöstä hybridityömallissa sekä sen johtamisesta. Tämän lisäksi haastateltiin kaupungin toisen palvelualueen tiimiesihenkilöä tarkoituksena saada lisätietoa, miten heillä siirryttiin tiimityöskentelyyn ja miten tiimitoiminta toimii heillä.

Tutkimuksessa saatujen tietojen perusteella tiimityöskentelyyn siirtymisestä on laadittu toimintamalli. Lopputuloksena voidaan todeta tiimitoiminnan muotoutumisen ja luottamuksen rakentamisen vaativan aikaa. Tiimin muotoutumiseen voidaan tarvita myös valmennusta tai koulutusta. Hybridityössä on huomioitava myös työskentelytavan edellytykset ja johtamisen erityispiirteet.

The thesis was implemented as a commission from the City of Kuopio's Service Area for Education and Learning to examine the transitioning of administrative secretaries into a team working model. The purpose of this functional thesis was to develop an operational model for the transition process into team-based work, considering the needs and current situation of the work community. The research question focused on how to transition to an efficient and functional team-based work model from the perspectives of operational efficiency, employee well-being, and cooperation development.

The theoretical part of the thesis covered the phases of team formation, the benefits of effective teamwork, teamwork skills, as well as teamwork from the perspective of employee well-being, and the special features of teamwork and management in a hybrid work model.

The empirical part consisted of a survey targeted at administrative secretaries and thematic interviews. The goal of the empirical part was to gather practical information about the functionality of administrative secretaries' work in the existing operating model, as well as their wishes and views regarding teamwork in a hybrid work model and its management. In addition, an interview was conducted with a team leader from another service area of the city to gain additional insights into how they transitioned to teamwork and how team activities functioned there.

Based on the information obtained in the research, an operational model for transitioning into teamwork has been developed. As a result, it can be stated that the formation of a team and the building of trust take time. Team formation may also require coaching or training. In hybrid work, the prerequisites of the working method and the specific features of management must also be considered.