Henkilöstön osallistamismallin kehittäminen asiantuntijaorganisaatiossa

Abstract

Kehittämistyön tavoitteena oli laatia henkilöstön osallistamisen malli asiantuntijaorganisaatiolle. Alatavoitteet olivat lähtötilanteen kartoittaminen, osallistamisen mallin laatiminen ja laaditun mallin pilotointi. Osallistamismallin osana kehitettiin myös työpajasuunnitelma, jonka avulla vuorovaikutusta ja muutoksen taustalla vaikuttaviin ilmiöihin perehtymistä voidaan toteuttaa. Kehittämistyö aloitettiin syksyllä 2022 ja se rajautuu osallistamismallin laatimiseen. Mallin hyödyntäminen tapahtui vasta kehittämistyön valmistumisen jälkeen ja se kuvataan työssä vain siltä osin kuin se tapahtuu mallin pilotointien aikana. Kehittämistyön teoreettiseksi viitekehykseksi valittiin organisaation kehittämisen näkökulma, jolloin kyse on suunnitelmallisesta koko organisaation laajuisesta muutosprosessista. Organisaation kehittämisen koulukunnista työssä yhdistellään diagnostista ja dialogista ajattelutapaa. Diagnostinen näkökulma on näistä perinteisempi ja sen mukaan muutos voidaan luoda, suunnitella ja johtaa. Dialogisesta näkökulmasta muutosta voi edistää, mutta se on ainakin jossain määrin itseorganisoituva. Yhtä kaavaa onnistuneeseen muutosprosessiin ei ole, mutta tutkimusten perusteella onnistumisen todennäköisyys on suurin silloin, kun muutoksessa hyödynnetään näiden näkökulmien yhdistelmää. Kehittämistyö toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena suomalaiseen korkeakouluun, jossa oli tarve osallistaa henkilöstö Digivisio 2030 -hankkeen edellyttämään muutokseen. Työ eteni vaiheittain, mutta syklisyys mahdollisti tarpeen vaatiessa palaamisen aiempiin vaiheisiin. Vaiheet olivat kehittämistyön tavoitteiden määrittely, lähtötilanteen ymmärtäminen, teoreettisen viitekehyksen luominen, mallin laatiminen, testaaminen ja toteutus, analysointi sekä osallistamismallin toteuttaminen. Menetelminä hyödynnettiin kyselytutkimusta sekä työpajoja. Kyselyn ja ensimmäisten työpajojen tavoitteena oli lähtötilanteen ymmärtäminen. Asiantuntijatyöpajasta saatiin palautetta mallista kokonaisuudessaan ja valituille henkilöstöryhmille toteutettujen pilottityöpajojen avulla työpajasuunnitelmaa pystyttiin kehittämään edelleen. Kehittämistyön tuloksena syntyi kohdekorkeakoulussa välittömästi käyttöönotettu henkilöstön osallistamisen malli. Mallin laatimisen taustalla oli oivallus siitä, että henkilöstön sitoutuminen muutokseen on todennäköisempää, kun heillä on parempi ymmärrys muutoksen taustalla vaikuttavista ilmiöistä. Osallistamisen tavoitteena on henkilöstön käyttäytymisen, asenteiden ja toimintatapojen muuttaminen. Se on mahdollista vain, jos osallistettavat ymmärtävät miksi muutosta tehdään. Laadittu malli kiteyttää tutkimuksissa esille nousseet henkilöstön osallistamisen avaintekijät, joten se helpottaa prosessin johtamista luomalla selkeän raamin muutoksen toteuttamiselle. Jatkossa malli on hyödynnettävissä myös muiden asiantuntijaorganisaatioiden muutosprosesseissa. Lisäksi opinnäytetyö toimii esimerkkinä siitä, miten näkökulmia ja menetelmiä voi yhdistellä omalle organisaatiolle sopivan toimintamallin laatimiseksi.