Budjetointi- ja ennustejärjestelmän käyttöönotto toimeksiantoyrityksessä

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tarkasteltiin järjestelmien käyttöönottoprosessia taloushallinnon näkökulmasta. Tarkoituksena oli selvittää, miten toimeksiantoyrityksessä käynnistetty sähköisen talous-hallinnon järjestelmän käyttöönottoprosessi eteni. Tavoitteena opinnäytetyössä oli luoda havainnoinnin ja teorian pohjalta toimeksiantoyritykselle käyttöönottoprosessista malliksi prosessikuvaus, jota voidaan hyödyntää tulevaisuudessa samankaltaisissa käyttöönotoissa niiden sujuvoittamiseksi.

Tässä työssä tarkasteltiin taloushallinnon kehitysprojekteja pääasiassa Sanna Kaarlejärven ja Tero Salmisen esittämän teorian mukaisesti. Teoria pohjautuu ohjelmistokehityksessä yleisimmin sovellettuun vesiputousmalliin. Prosessikuvaus luotiin tämän teorian pohjalta ja sitä peilattiin toimeksiantoyrityksen budjetointi- ja ennustejärjestelmän käyttöönottoprosessin kulkuun.

Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena, sillä tutkimuksen kohteena oli yksi tietty nykyajassa tapahtuva ilmiö sen todellisessa toimintaympäristössä. Aineistonkeruu toteutettiin pääasiassa havainnoinnin ja dokumenttianalyysin perusteella.

Tutkimuksessa todettiin, että toimeksiantoyrityksen käyttöönottoprosessi mukaili monilta osin teoriassa esitettyä mallia taloushallinnon järjestelmiin liittyvissä käyttöönotoissa. Kuitenkin prosessin aikana törmättiin erilaisiin kompastuskiviin, kuten resurssi- ja aikatauluhaasteisiin. Tämän vuoksi ensimmäisen suunnitellun vaiheen käyttöönottoa ei saatu koko laajuudessa vietyä suunnitellun aikataulun puitteissa loppuun. Prosessissa huomattiin myös kehityskohteita vaiheissa, joihin kiinnittämällä paremmin huomiota kehitysprojektin sujuvuutta olisi voinut olla mahdollisuus parantaa.

Tapaustutkimuksen luonteeseen sopivasti tämän opinnäytetyön lopputuloksena syntyi malli, jota voidaan mukailla mahdollisissa tulevissa käyttöönotoissa. Muodostunut malli on Vision avulla luotu käyttöönoton prosessikuvaus, jota verrattiin myös jo tarkastelussa olleen projektin kulkuun. Luodun prosessikuvauksen yleistasoisuuden vuoksi, sitä on mahdollista hyödyntää myös muissa yrityksissä taloushallintoon liittyvien järjestelmien käyttöönottojen yhteydessä.