Hiljaisen tiedon siirtyminen assistenttityössä organisaatiossa, jossa etätyön määrä on lisääntynyt

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää hiljaisen tiedon siirtymiseen liittyviä toimintatapoja ja haasteita hybridityönä tehtävässä assistenttityössä, jossa työntekijät työskentelevät sekä etänä, että yhteisessä fyysisessä toimintaympäristössä. Tarkoituksena oli tuottaa tutkimuksen kohdeorganisaatiolle hyödyllistä tietoa hiljaisen tiedon jakamisen kehittämiseksi. Opinnäytetyössä keskityttiin etätyöhön siirtymiseen ja hybridityömallin toteutumiseen, ja siihen miten tämä on vaikuttanut hiljaisen tiedon siirtämiseen assistenttityössä. Opinnäytetyön tavoitteena oli edistää hiljaisen tiedon jakamisen ymmärtämistä hybridityömallissa ja antaa näkemyksiä etätyöjärjestelyjen ja tiedonsiirron kehittämiseen kohdeorganisaatiossa. Opinnäytetyö tehtiin itsenäisenä tutkimusprojektina, eikä sitä toteutettu toimeksiantona kohdeorganisaatiolle.

Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään hiljaisen tiedon käsitettä ja sen merkitystä työyhteisössä. Tutkimuksessa tarkastellaan sekä SECI-prosessimallia ja Knowledge Spiral -mallia tiedon luomisen ja jakamisen viitekehyksenä, että teoriaa hiljaisen tiedon merkityksestä ja jakamisesta työyhteisö- ja organisaatiotasolla. Opinnäytetyön tutkimuskysymykset johdettiin tutkimusongelmasta. Tutkimuksessa keskityttiin kohdeorganisaatioon ja sen assistenttien toimintaympäristöön. Tutkimusmenetelmänä käytettiin puolistrukturoitua teemahaastattelua, joka kohdennettiin pienelle tutkimuksen kannalta oleelliselle osallistujajoukolle. Tutkimuksessa haastateltiin seitsemää assistenttia. Haastatteluteemat käsittelevät etätyön ja hybridityömallin vaikutuksia hiljaisen tiedon siirtämiseen ja kartoittavat strategioita hiljaisen tiedon jakamisen edistämiseksi hybridityöympäristössä. Tutkimus ja haastattelut toteutettiin kesä-heinäkuussa 2023 tutkijan työharjoittelun aikana kohdeorganisaatiossa.

Opinnäytetyön keskeisiksi tuloksiksi saatiin, että etätyö ja hybridityömallin käyttöönotto ovat vaikuttaneet hiljaisen tiedon siirtämiseen assistenttityössä. Etätyöskentelyn aikana assistenteilla oli haasteita saada tietoa ja resursseja, ja virtuaaliset viestintävälineet eivät olleet yhtä tehokkaita kasvokkain tapahtuvaan vuorovaikutukseen verrattuna hiljaisen tiedon jakamisessa. Assistenttien tiimien jäsenten suosimien työskentely- ja viestintätapojen ymmärtämisen koettiin olevan ratkaisevan tärkeää hiljaisen tiedon tehokkaalle siirtämiselle hybridityömallissa. Henkilökohtainen kasvokkainen vuorovaikutus koettiin kokonaisvaltaisempana ja palkitsevampana viestintämuotona verrattuna etäviestintään. Sähköisten viestintätyökalujen käytön koettiin helpottavan yleisesti tiedon ja asiakirjojen jakamista. Tiedon ja viestien tulkintaa haittasivat kuitenkin digiviestinnästä johtuvien visuaalisten vihjeiden puute sekä vastaamisen viiveet.

Nämä tulokset voivat olla hyödyllisiä etätyöjärjestelyjen sekä hiljaisen tiedon jakamisen kehittämisessä organisaatiossa. Tutkimus rajoittuu kohdeorganisaation erityiseen kontekstiin, eikä sitä välttämättä voida soveltaa muihin organisaatioihin tai toimialoihin. Vaikka tutkimus antaa hyviä näkemyksiä hiljaisen tiedon siirtämisestä hybridityömallissa, tulee tuloksia tulkita tämän tutkimuksen rajoissa.