Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli ottaa J-maticille käyttöön ensimmäinen prosesseja automatisoiva toiminnanohjausjärjestelmä, jotta yritys voisi vapauttaa resursseja raskaasta manuaalisesta työstä ja keskittyä uusien asiakassuhteiden hankintaan. Tavoitteena oli saada järjestelmä, joka huolehtisi varastonhallinnasta, ostotilauksista, laskutuksesta, työajanseurannasta, reklamaatioista, tarjouksista sekä toisi johdolle selkeämmän kuvan liiketoiminnasta.

Toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmistopaketti, joka integroi yhtiön eri osa-alueet samaan järjestelmään, suorittaa määritettyjä tehtäviä automaattisesti sekä jakaa tietoa ja dataa eri osa-alueiden kesken. Järjestelmät ovat laajoja, monimutkaisia ja niiden käyttöönottoja pidetään riskialttiina, sillä huomattava määrä käyttöönotoista myöhästyy tai jopa epäonnistuu.

Onnistuneen käyttöönoton seurauksena yrityksellä on parempaa ennakkotietoa tulevista ostotarpeista, parempi toimitusvarmuus, pienempi varastonarvo sekä enemmän resursseja käytössään liiketoiminnan kasvattamiseksi. Haasteiksi nousi kokemattomuudesta johtuneet ennalta arvaamattomat tekijät, kuten dokumenttien ulkonäkö ja ilman tilausta ennakkoon valmistettujen tuotteiden toimittaminen, joiden ratkaisemiseksi on tehty lisäkehityslista.

The purpose of this thesis was to implement the first process automating ERP system for J-matic, so that the company could free resources from heavy manual work and focus on acquiring new customer relationships. The aim was to create a system that would take care of inventory management, purchase orders, invoicing, work hours monitoring, complaints, quotations and give management a clearer picture of the business.

An ERP system is a software package that integrates different parts of the company into one system, performs defined tasks automatically and shares information and data between different parts of the organization. The systems are large, complex and their deployments are considered risky, with a significant number of deployments being delayed or even failing.

A successful implementation resulted in having a better anticipation of future purchasing needs, security of supply, lower inventory values and more resources to grow the business. Challenges included unforeseen factors due to inexperience, such as the appearance of documents and the delivery of pre-manufactured products without an order, which were addressed by an additional development list.