Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen myyntilaskutuksessa

Abstract

Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on jatkuvassa kasvussa alasta riippumatta. Varsinkin myynti- ja ostolaskujen käsittely on piirteiltään sopiva kohde ohjelmistorobotiikan hyödyntämiseen. Kun jokin työtehtävä toistuu kerrasta toiseen samalla tavalla, sen suorittaminen on työntekijälle epämiellyttävää ja työnantajalle kallista. Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostuu ohjelmistorobotiikasta ja myyntilaskutuksesta. Viitekehyksessä tavoitteena oli luoda lukijalle käsitys siitä, mitä on myyntilaskutus ja mitä ohjelmistorobotiikka on ja mihin sitä voidaan käyttää. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miltä osin kohdeyrityksen myyntilaskutus on mahdollista siirtää ohjelmistorobotin hoidettavaksi, ja tämän perusteella luoda ohjeet ohjelmistorobotin kehittäjälle siitä, miten robotin tulisi toimia. Haastattelujen perusteilla saatiin selville kohdeyrityksen odotuksia ohjelmistorobotille ja mitä hyötyä ohjelmistorobotin kehittäjä näkee robotin tuovan yritykselle. Suurin odotus robotille on, että työntekijöiden työtehtäviä vapautuu vaativampiin tehtäviin, ja tämän myös kehittäjä näkee suurena mahdollisuutena. Työn tärkeimpänä tuloksena oli ohjelmistorobotille siirrettävän myyntilaskutuksen rajaus ja ohjeiden luonti kehittäjälle. Tässä vaiheessa on mahdollista siirtää ohjelmistorobotille vain sellaiset laskut, jotka eivät vaadi manuaalisia muutoksia. Ohjeita luotaessa työn teoreettista viitekehystä hyödynnettiin ja robotille luotiin mahdollisimman yksinkertaiset ohjeistukset. Ohjeet ovat salattua tietoa.

The use of Robotic Process Automation is continuously rising, regardless of business sector. Especially the handling of sales invoices and purchase invoices is an excellent example of where RPA can be used. When a work task repeats itself the same way every time, it is both unpleasant for the employee and expensive for the employer. The theoretical framework of this thesis consists of sales invoicing and RPA. The aim of the framework was to create an understanding for the reader about sales invoicing and RPA. And the aim of this thesis in general was to find out what parts of Pihla Group’s sales invoices could be transferred to the robot for handling. After that, a guide was created for the developer of the robot about how the robot should operate. Interviews were held in order to find out the expectations of Pihla Group for the robot and to gain an understanding of the possible benefits of RPA. The greatest expectation for the robot is that it will free employees’ working time for performing more challenging and pleasant tasks. The developer also sees this as a real opportunity. The most important outcome of this thesis was the definition of the parts of sales invoices that the robot will handle in the future, as well as the creation of instructions for the developer on how the robot should work. While creating the instructions for the developer, the theoretical framework was utilized, and the instructions were made to be as simple as possible. The instructions are confidential information.