Sähköisen laskutuksen, myynti - ja ostolaskuprosessin ja matkanhallinnan käyttöönotto

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli sähköisen taloushallinnon käyttöönottoon siirtyminen laskutuksen, myynti - ja ostolaskuprosessin ja matkanhallinnan osalta toimeksiantajayrityksessä. Toimeksiantajana oli Veljekset Korkala Oy. Kehittämistehtävän toteuttamisen taustalla oli tarve siirtyä käyttämään verkkolaskutusta ja pilvipalveluna toimivaa sähköistä taloushallinto-ohjelmaa, joka mahdollistaa paikasta ja ajasta riippumattoman taloushallinnon hoitamisen. Työn sujuvuuden ja tilitoimistoyhteistyön kannalta pilvipalveluna tuotettava taloushallinto-ohjelma osoittautui parhaaksi mahdolliseksi vaihtoehdoksi toteuttamaan esitetyt toimeksiantajan tarpeet taloushallinnon osa-alueella. Opinnäytetyön aihe rajattiin koskemaan taloushallinnon osa-alueella laskutusta, myynti - ja ostolaskuprosessia ja matkanhallintaa. Opinnäytetyön tavoitteena oli toteuttaa hallittuna kokonaisuutena siirtyminen pilvipalveluna käytettävään taloushallinto-ohjelmaan.

Tutkimusmuotona käytettiin toimintatutkimusta, joka toteutettiin kehittämistehtävänä toimeksiantajayritykselle hankkeistettuna opinnäytetyönä. Opinnäytetyön teoreettinen tietoperusta koostuu taloushallintoalan ammattikirjallisuudesta. Opinnäytetyön empiirinen osa koostuu toimeksiantajan haastattelusta ja käyttöönottoprojektin toteutuksesta toimeksiantajayrityksessä.

Toimeksiantajan haastattelusta ja käyttöönottoprojektin toteutuksesta saatujen havaintojen perusteella voidaan todeta, että sähköiseen taloushallintoon siirtyminen vaatii paljon valmistelu -ja selvitystyötä ja on hyvä toteuttaa projektityöskentelymallin mukaisesti. Näin voidaan taata, että käyttöönottoprojekti etenee hallitusti ja käyttöönoton etenemistä voidaan seurata ja raportoida reaaliajassa.

Kehittämistyön tuomista näkökulmista ja toteutustavasta voi olettavasti olla jatkossa apua vastaavan kehittämistehtävän suunnittelussa ja toteutuksessa toisessa vastaavassa yrityksessä. Haastatteluosion antamien vastausten osalta voi todeta, että sähköinen taloushallinto on tehostanut yrityksen itse hoitamia taloushallintoprosesseja merkittävästi, mutta asettanut yhteistyötasolla haasteita tilitoimisto -ja ohjelmatoimittajatahojen kanssa. Oman työn osuuden on todettu olevan laaja ja sitovan huomattavan paljon yrityksen omia resursseja toteuttamaan käyttöönotto-projekti.

The aim of this Bachelor’s thesis was to introduction of an electronic invoicing, sales - and purchasing invoice process and travel management in the applicant company. The applicant company’s name was Veljekset Korkala Oy. The background of this development project was the need to switch to e-invoicing and the cloud service operating in e-finance program which enables the location and time management an independent financial management. The smooth of work and the easy co-operation with accounting office was the main reasons to choose e-finance program from the other options and to satisfy all the needs of an applicant company in the e-finance section. The aim of Bachelor’s thesis was limited to the invoicing, sales - and purchase invoice process and travel management. The goal for the Bachelor’s thesis was to implement the transition to the cloud-service e-finance program as a controlled action.

As a form of research was used the action research method, which was carried out as a commissioned development task for the applicant company. Bachelor’s thesis’s theoretical information foundation consists of the profession literature from the area of financial management. Bachelor’s thesis’s empirical part consists of client’s interview and the introduction of the project in the applicant’s company.

Observations of the client’s interview and the introduction of the project tells that the transition to the e-finance needs a lot preparation - and clearing work and the good way to do it is to do it as an project and to use for that an special project work model system. This way can guarantee that the introduction of the project is proceeding in a controlled manner and the introduction can be followed and reported in the real time.

The perspectives which came up and the method of implementation of the development work can help other companies with development tasks planning and implementing in the future. The answers from the interview shows that the e-finance has intensified company’s own made e-finance processes, but it has put challenges to co-operation between the company, accounting office and the supplier of the e-finance program. The share of own work has found to be extensive and binds a lot of company’s own resources to do the development project.