Sähköisen taloushallinnon käyttöönotto

Abstract

Sähköistyminen ja digitaalisuus ovat yleistyneet maailmassa, erityisen voimakkaasti taloushallinnossa. Tietotekniikka on kehittynyt huikeasti viime vuosina, mikä tuo suuria etuja yritysten taloushallinnolle. Toiminnot ovat nykyisin hyvin automatisoituja ja pitkälle kehittyneitä. Suurin osa yrityksistä käyttää laskutuksessa jo sähköistä kanavaa mikä osittain pakottaa yhteistyökumppanit siirtymään sähköiseen toimintamalliin.

Aiheen valintaan vaikutti työn kautta herännyt mielenkiinto sähköistä taloushallintoa kohtaan. Opinnäytetyön alkuperäinen tarkoitus ja tavoite oli löytää ja ottaa käyttöön rakennusalan yritys Hemascon Oy:lle uusi kirjanpito-ohjelma. Vanha kirjanpito ohjelma ilmoitti lopettavansa toiminnan maaliskuussa 2016. Hemascon Oy halusi lähettää ja vastaanottaa laskut sähköisesti tulevaisuudessa. Osa yhteistyökumppaneista vastaanottaa laskut ainoastaan sähköisessä muodossa. Vaihtoehtoihin perehtymisen yhteydessä sähköinen taloushallinto nousi voimakkaasti esiin ja vaikutti opinnäytetyön aiheen valintaan. Tavoitteeni oli perehtyä kahteen tai kolmeen taloushallinto-ohjelmaan ja löytää toimiva mutta edullinen sähköinen taloushallinto-ohjelma, joka palvelee nyt ja tulevaisuudessa.

Työn tarkoituksena oli kartoittaa eri taloushallinto-ohjelmien ominaisuuksia ja mahdollisuuksia. Hintalaatu -suhde oli suuressa roolissa, koska Hemascon Oy:n taloushallinto hoidetaan kokonaisuudessaan itse. Tilitoimiston palveluja ei ole käytössä lainkaan. Tarkastelun painoalueena olivat ohjelmiston toimivuus, kustannukset ja lakisääteisten velvoitteiden hoituminen. Pankkiyhteydet, verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto ovat kytköksissä ohjelmistoon automaattisesti. Tämän työn yhteydessä kartoitettiin myös viranomaisilmoitukset sekä arkistointi- ja raportointimahdollisuudet.

Electrification and digital technology have become more popular in the world, particularly strongly in financial management. Information technology has evolved tremendously in recent years, which benefits financial management companies greatly. Operations are now well-automated and highly sophisticated. Most of the companies send invoice to their clients electronically, which partly forces everyone to the e-business model.

The aim was to examine the different financial characteristics and possibilities of the programs. Price-quality ratio played a large role, because Hemascon Oy does not use the services of an accounting company. This is why the reason why price and functionality were taken into consideration. Reception and transmission of electronic billing, official notices and filing were essential interest on research. Experiences and information pieced by interviewing users, as well as testing the software test IDs.