Asiakirjojen ja dokumenttien hallinta : linjasaneeraus

Abstract

Työn tilaajana toimi Pääkaupunkiseudulla toimiva talotekniikka yritys, joka toimii myös linjasaneeraushankkeissa pääurakoitsijan roolissa. Yrityksen toimintaan kuuluu myös LVI- ja IV-huoltoa niin kuluttajille kuin taloyhtiölle.

Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda yritykselle toimiva ja yhtenäinen linjaus asiakirjojen hallintaan. Yritys oli siirtynyt uuteen toiminnanohjausjärjestelmään, joka mahdollisti myös kattavan asiakirjahallinnan.

Yrityksen sisällä oli ollut ongelmia tiedon siirtymisessä ja saatavuudessa tuurauksien ja irtisanomisien yhteydessä, kun työmaalle tulee toinen henkilö johtamaan työmaata. Usein tietoa on jouduttu etsimään erinäisistä lähteistä uudestaan, joka taas kuluttaa turhaan paljon yrityksen resursseja.

Opinnäytetyön yhteydessä yrityksen työnjohdolle tehtiin verkkokysely, jonka tarkoituksena oli selvittää nykytilanne ja mahdolliset käyttökokemukset uudesta ohjelmistosta ja ylipäätänsä tottumuksista asiakirjojen ja dokumenttien hallintaan liittyen.

Kyselyssä kävi ilmi, että suurin osa ei tiennyt minne asiakirjat tulisi tallettaa. Kyselyissä ilmeni myös, että moni säilytti tärkeitä työmaan asiakirjoja omalla koneella ja pahimmassa tapauksessa omalla USB-tikulla pöytälaatikossa, jolloin muilla ei ollut tarvittaessa pääsyä kyseisiin asiakirjoihin.

Työn tuloksena yritykselle syntyi ohjeistus asiakirjahallintaan ja uuden alustan käyttöön, joka mahdollistaa tulevaisuudessa yhtenäisen ja toimivan asiakirjahallinnan yrityksessä. Yhtenäistämällä asiakirjahallinta, on kaikki tarpeellinen tieto löydettävissä helposti ja nopeasti muidenkin osapuolten toimesta.