Ostotilaustellisten ostolaskujen prosessi ja ongelmakohdat Yritys Oy:ssä

Abstract

Tämä opinnäytetyö tutustuu toimeksiantajayritykselle suhteellisen uuteen prosessiin, ostotilaustellisten ostolaskujen käsittelyprosessiin. Toimeksiantajayrityksestä käytetään tässä työssä nimitystä Yritys Oy.

Opinnäytetyön tarkoituksena on selvittää, kuinka hyvin Yritys Oy:llä toimii ostotilaustellisten ostolaskujen käsittelyprosessi ja mitä ongelmakohtia sieltä löytyy. Tavoitteena on selvittää mahdollisten ongelmien aiheuttajat ja etsiä niille parannus- ja kehitysehdotuksia sekä luoda kirjallinen ohjeistus laskujen käsittelyä varten.

Työn teoreettinen tietoperusta koostuu sähköisestä taloushallinnosta sekä prosesseista ja niiden kehittämisestä. Sähköisen taloushallinnon teoriassa on keskitytty digitaalisen taloushallintoon, toiminnanohjausjärjestelmiin ja ostoreskontran prosesseihin. Prosessien teoriaa on käsitelty selventämällä käsitteitä ja esittämällä prosessien kehittämisen menetelmää. Empiirinen aineisto muodostuu opinnäytetyön tekijän havainnoinnista ja työkokemuksesta sekä teemahaastattelusta. Aineistoa on hyödynnetty nykytilan kartoituksessa ja prosessikuvauksessa sekä ostotilaustellisten ostolaskujen käsittelyprosessin analysoinnissa.

Prosessin analysoinnin perusteella voidaan päätellä ostotilaustellisten ostolaskujen käsittelyprosessin toimivan hyvin ja siinä ilmenevät ongelmat vaikuttavat lähinnä työn tehokkuuteen ja ajankäyttöön. Sisäisen viestinnän parantaminen, toiminnanohjausjärjestelmän tuomien mahdollisuuksien selvittäminen sekä digitaalisempaan taloushallintoon siirtyminen vähentäisivät huomattavasti laskujen käsittelyssä ilmeneviä ongelmia.

This Bachelor’s thesis studies a new process used in the case company. The purpose of this thesis is to research how the process of the purchase order invoices works and what kind of problems have revealed. The aim is to find out the reasons for problems and suggestions for developing the process. The corporate information is confidential, so the client company is called Yritys Oy.

The theoretical part of the study consists of electronic financial accounting and processes. In electronic financial accounting, the focus is on digital financial accounting, ERP systems and accounts payable. The process theory consists of the concept of the process and development method. In the empirical part, the theory is used in the process description.

The study was conducted by using a qualitative research approach. Information for the empiric section was based on the observation and work experience of the author as well as the theme interview. The information was used to describe the present state of the process, the process description and also in the process analysis.

The study revealed that the process of the purchase order invoices works well. The primary problems relate mostly to efficiency and time usage. Some improvements would make the process work better and reduce problems. Improving internal communication and clarifying the advantages of the ERP system would make a big difference. The transition to digital financial accounting would reduce human errors.