Mitä ajankohtaiset ja muuttuvat trendit huomioonottava tapahtumatoimisto tarjoaa tulevaisuudessa?

Abstract

Tapahtumateollisuus on kasvava toimiala, johon kuuluu monenlaisia toimijoita, ja näistä yksi on tapahtumatoimistot. Erityisesti yritystapahtumien yleistyttyä, alan ammatillistuminen on lisännyt tavoitteellisuutta ja korostanut tapahtuma-alan olevan monipuolinen kenttä, johon myös muutosliikkeet osuvat ensimmäisten joukossa. Kilpaillulla alalla yrityksen pitää pysyä kilpailukykyisenä ja pystyä tarjoamaan asiakkaalle ajankohtaista sekä innovatiivista palvelua. Tähän sisältyy tulevaisuustyö ja trenditietoisuus. Tässä opinnäytetyössä tarkastellaan jo tapahtuneiden ja havaittavissa olevien teemojen kautta tulevaisuuden mahdollisuuksia yritystapahtumissa sekä verrataan tapahtumia tuottavien ja tilaavien osapuolten näkemyksiä tulevaisuudesta. Teoriaosuus koostuu tapahtumatoimistojen toimintaan ja tulevaisuusajatteluun vaikuttavista aihealueista kuten palveluntarjonta, asiakaslähtöisyys sekä ennakointi. Työ on toteutettu monimenetelmällisenä tutkimuksena, jonka aineisto on kerätty verkkokyselyllä ja haastatteluilla. Verkkokyselyyn vastasi yhteensä 26 henkilöä, joista 10 vastasi asiakasnäkökulmasta ja 16 tapahtuma-alan ammattilaisen näkökulmasta. Lisäksi haastattelin kolmea tapahtuma-alan ammattilaista. Tutkimuksessa kävi ilmi, että asiakkaiden ja asiantuntijoiden näkemykset tulevaisuudesta ovat keskimäärin saman kaltaisia, mutta kuitenkin myös näkemyseroja löytyi. Asiakaskokemuksen ja personoinnin tärkeys korostuvat entisestään, tapahtumilta halutaan tuloksia sekä yleinen vaatimustaso on noussut ja nousee. Teknologian kehityksen koetaan olevan tulevaisuudessa avainasemassa suurimmissa muutoksissa, ja sen mukana tapahtuma-ala monimuotoistuu entisestään. Tulevat vuodet tuovat mukanaan uusia mahdollisuuksia ja keinoja toteuttaa elämyksellisiä tapahtumia tehokkaammin. Tapahtumatoimistoille se tarkoittaa reagointia nyt.