Älytoimistosovellusten hyödyntäminen työympäristöjohtamisessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tutkia, miten älytoimistosovelluksia käytetään kehittämään fyysisiä työympäristöjä sekä selvittää, millaista arvoa työympäristöistä vastaavat henkilöt näkevät näiden sovellusten tuoneen organisaatioille. Älytoimistosovellusten käyttö työympäristöjohtamisessa on vielä suhteellisen uutta ja niiden tuottama data kertoo paljon organisaation fyysisten työympäristöjen käytöstä. Tietoon perustuvan työympäristöjohtamisen toteuttaminen voi parantaa resurssien käyttöä samalla, kun se parantaa käyttäjäkokemusta. Organisaatiot ovat viime vuosina investoineet älytoimistosovellusratkaisuihin, mutta niiden käyttö on vielä varhaisessa vaiheessa.

Tietoperustassa keskityttiin työympäristökokonaisuuden hallintaan ja fyysisten työympäristöjen muuttuneisiin tarpeisiin. Tietoperustassa käsiteltiin työympäristöjohtamista, työympäristön eri osa-alueita ja älytoimistosovellusten Internet of Things (IoT) -ratkaisujen tuomia mahdollisuuksia.

Kvalitatiiviseksi tutkimusmenetelmäksi valittiin puolistrukturoidut asiantuntijahaastattelut, joiden avulla tutkittiin, miten eri organisaatiot hyödyntävät älytoimistosovellusten tuottamaa dataa fyysisten työympäristöjen kehittämisessä. Haastatteluihin osallistui neljä henkilöä, jotka vastaavat yritystensä toimitiloista ja joilla on useamman vuoden kokemus älytoimistosovellusten käytöstä ja fyysisten työympäristöjen kehittämisestä.

Haastatteluiden tuloksena ilmeni, mitä konkreettisia toimia organisaatiot ovat toteuttaneet älytoimistosovellusten tarjoaman datan avulla fyysisissä työympäristöissä ja millaista arvoa toimitilajohtajat näkevät näiden sovellusten käytössä. Kaikilla organisaatioilla oli yhteinen pyrkimys hyödyntää olemassa olevia tiloja tehokkaasti. Erityisesti fyysisen työympäristön näkökulmasta korostettiin käyttöasteen merkitystä. Objektiivisen datan systemaattinen kerääminen fyysisistä työympäristöistä tukee päätöksentekoa ja helpottaa kokonaiskuvan hahmottamista. Älytoimistosovellus on lisännyt toiminnan uskottavuutta ja tuonut uusia näkökulmia työympäristöjen hallintaan datan avulla.