Potilastunnistamisen auditointi Seinäjoen keskussairaalan päivystyspoliklinikalla

Abstract

Potilaiden luotettava tunnistaminen on avaintekijä potilaan hoidossa. Luotettavalla tunnistamisella varmistetaan, että hoitotoimenpiteet ja koetulokset tallentuvat oikealle potilaalle ja potilastiedot ovat käytettävissä koko hoitoketjun ajan. Seinäjoen keskussairaalassa otettiin käyttöön tammikuussa 2014 uusi ohjeistus potilaan tunnistamiseen. Opinnäytetyössä arvioitiin ohjeen käyttöönottoa Seinäjoen keskussairaalan päivystyspoliklinikalla.

Potilas on aina tunnistettava jokaisen toimenpiteen yhteydessä. Opinnäytetyö suoritettiin havainnoimalla hoitotoimenpiteitä ja niiden sisältämiä tunnistamistapahtumia. Opinnäytetyössä selvitettiin, miten uuden ohjeen mukainen tunnistamistapa on otettu käyttöön. Lisäksi selvitettiin, mitä muita kuin ohjeen mukaisia tunnistamistapoja on käytössä. Työn yhteydessä seurattiin myös kokonaisia hoitopolkuja ja selvitettiin, missä potilaan hoitopolun kohdissa tunnistaminen on ongelmallisinta.

Organisaation ulkopuolinen asiantuntija suoritti tunnistamistapahtumien havainnoinnin kolmannen osapuolen auditointina. Auditointikriteereinä käytettiin Seinäjoen keskussairaalan ohjetta potilaiden tunnistamisesta. Tulokset koostettiin ja analysoitiin teemoittelun ja tyypittelyn avulla.

Tuloksista käy ilmi, että noin viidennessä kaikista tunnistamistapahtumista potilaat tunnistetaan uuden ohjeen mukaan. Eri henkilöstöryhmät ovat ottaneet uuden ohjeen käyttöön hyvin eri tasoisesti. Pääsääntöisesti lähes kaikki potilaat kuitenkin tunnistetaan. Tulosten perusteella löytyi 20 uuteen ohjeeseen kuulumatonta tunnistamistapaa, jotka pohjautuvat vanhoihin käytänteisiin. Hoitopolkujen analysoinnin perusteella selvisi, että ongelmakohdat tunnistamisessa liittyvät potilaiden siirtoihin. Eniten poikkeamia oli potilaiden siirroissa Seinäjoen terveyskeskuksen osastolta keskussairaalan päivystykseen. Potilaiden sekoittumisen vaara on kuitenkin suuri myös osastojen välillä tapahtuvissa siirroissa.

Tulosten avulla Seinäjoen keskussairaala voi kohdentaa jatkokoulutusta tehokkaammin. Hoitopolkuja koskevat havainnot auttavat myös kehittämään uusia toimintatapoja, joilla potilastietojen sekoittumisen vaaraa voidaan jatkossa pienentää.

Työssä arvioitiin vain ohjeen mukaista tunnistamista puuttumatta itse tunnistamismenetelmien luotettavuuteen. Tunnistamistapoja ei myöskään vertailtu keskenään. Tulosten perusteella ei voi vetää johtopäätöksiä esimerkiksi siitä, millaisia tahallisten väärinkäytösten mahdollisuuksia nykykäytäntöön sisältyy. Työssä ei arvioitu myöskään tunnistamiskäytäntöjen vaivattomuutta tai soveltuvuutta käytännön työprosessiin. Jälkimmäisen tutkiminen voisi auttaa etenkin tunnistamiskäytäntöjen käyttöönoton tehostamisessa.

Reliable patient identification is a key factor in patients’ care. Reliable identification ensures that test results are recorded in correct patient’s data entries and intended medical treatment is provided to the right patient. The central hospital of Seinäjoki has implemented new instructions concerning patient identification in January 2014. In this thesis, the use of the emergency ward’s new instructions were evaluated.

A patient has to be identified before every medical procedure. Evaluation was performed by observing medical procedures and their identification processes. The aim was to learn how the new instructions have been adopted. Another aim was to find out if there are other identification practices that are not included in the instructions. Furthermore, this thesis aims to determine at which point of the treatment process problems occur most frequently.

Observation was conducted as a third party audit by an audit specialist outside the organization. The new instructions concerning patient identification were used as an audit criterion. The results were analyzed using categorizing and thematic analysis.

In conclusion, in one out of five occasions patients were identified according to the new instructions. The adoption of new instructions varies significantly between different staff groups. However, almost all of the patients are identified in some way. A total of 20 different identification practices not included in the instructions were recorded during the audit. Observing the care process of 21 patients in the hospital showed that the accurate identification of patients was most problematic when transferring patients from the health care centre to Seinäjoki central hospital’s emergency ward. Risks related to inaccurate identification of patients or their medical information were also increased with every transfer between wards.

The results of this thesis aid the central hospital of Seinäjoki to plan and allocate training aiming to improve patient identification accuracy. Moreover, they will make training staff and adopting new identification practices easier in the future as well as further decreasing the risk of misidentification of patients and their medical information.

Only the use of new identification methods was evaluated in this thesis. The Identification methods were not compared nor was their reliability evaluated. On the basis of the results, conclusions cannot be drawn about the possibility of exploiting identification methods' vulnerabilities for criminal purposes. The convenience or feasibility of the identification methods in the everyday work processes was not studied either. Especially the latter remains a possible subject for further studies, as it could provide useful information on how to adopt new identification methods more effectively.