Paperisen ja sähköisen taloushallinnon prosessien vertailua

Abstract

Yrityksen taloushallintoon kuuluu monia tärkeitä tehtäviä: laskutus, laskujen maksu, tilausten lähetys, palkanlaskenta, kirjanpito ja työnantaja- ja veroilmoitusten laadinta. Nämä asiat voidaan tänä päivänä hoitaa vähemmällä työllä siirtymällä sähköiseen taloushallintoon. Sähköinen automatisoitu taloushallinto mahdollistaa töiden uudelleen järjestämisen ajasta ja paikasta riippumatta, tehostaa yrityksen taloushallintoa ja alentaa kustannuksia. Opinnäytetyöni tutkimusongelma oli se, miten taloushallinnon prosessit muuttuvat siirryttäessä täysin paperisesta taloushallinnosta tai osittain paperisesta taloushallinnosta täysin sähköiseen taloushallintoon. Työni tavoitteena oli selvittää sähköisen taloushallinnon hyötyjä ja haittoja paperiseen taloushallintoon verrattuna. Opinnäytetyöni toimeksiantaja oli Accountor Turku, jonka sähköistä taloushallinto-ohjelmistoa Procountoria, käytin työssäni esimerkkinä. Opinnäytetyöni teoriaosuus koostui paperisen ja sähköisen taloushallinnon vertailusta ja esimerkki-ohjelmisto Procountorin esittelystä. Lähteinä käytin sähköiseen taloushallintoon liittyvää kirjallisuutta sekä nettilähteitä. Empiirisessä osassa esittelin kaksi yritystä, jotka ovat siirtyneet sähköiseen taloushallintoon. Tiedot sain haastattelulla sekä omilla havainnoinneilla. Vertailin esimerkkiyritysten taloushallinnon prosesseja ennen ja jälkeen siirtymisen sähköiseen taloushallintoon. Selvitin myös yritysten tyytyväisyyttä muutokseen ja ohjelmiston hyödynnettävyyttä käytännössä. Tämän työn tuloksena sähköisestä taloushallinnosta löytyi enemmän hyötyjä kuin haittoja. Paperiseen taloushallintoon verrattuna sähköinen taloushallinto vie vähemmän aikaa, säästää mahdollisilta virheiltä sekä helpottaa arkistointia.

Corporate financial management consists of several important tasks such as billing, payment of invoices, transmission of orders, payroll, accounting and preparation of official declarations. These tasks can nowadays be done with less work by choosing electronic financial management. Automated electronic financial management enables re-organizing of work regardless of time and place, intensifies corporate financial management and lower costs. The research problem of this thesis was how the processes of financial management change when transferring from fully or partially paper based financial management to fully electronic financial management. The goal of this thesis was to find out the benefits and disadvantages of electronic financial management compared to paper based financial management. This thesis was made for Accountor Turku which uses electronic financial management software Procountor. The theoretical section of the thesis consists of the comparison of paper based and electronic financial management and a demonstration of the example software Procountor. Electronic financial management literature and online sources were used as source material. In the empirical section two companies that have transferred their financial management to electronic were observed. The data was gathered by interviewing and by own observation. The financial management processes before and after the transfer to electronic financial management were compared. Also the corporate satisfaction for the change and the usability of the software in practice was studied. As a result of this thesis more benefits from the electronic financial management than disadvantages were found. Compared to paper based financial management electronic financial management takes less time, causes less errors and eases the archiving.